Coaches en loopbaanbegeleiders besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan administratie: afspraken plannen en bevestigen, intakeformulieren verwerken, verslagen schrijven, facturen sturen en cliënten opvolgen. AI agents automatiseren deze administratieve laag zodat de coach meer tijd besteedt aan het daadwerkelijke coachingwerk waarvoor cliënten betalen.
Intake en onboarding van nieuwe cliënten
Een AI agent beheert de intake: wanneer een nieuwe cliënt zich aanmeldt via de website of een doorverwijzing, ontvangt hij automatisch een welkomstbericht met een intakeformulier (coachingsvraag, werkhistorie, doelen, beschikbaarheid), een link voor het plannen van een kennismakingsgesprek en een betalingslink voor de eerste betaling. De coach ontvangt alle informatie gestructureerd voordat het eerste gesprek plaatsvindt — geen handmatig verwerken meer.
- Automatisch intakeformulier: coachingsvraag, doelen en beschikbaarheid verzamelen
- Kennismakingsgesprek: direct online inplannen bij aanmelding
- Betalingsonboarding: eerste betaling automatisch afhandelen
- Coach-briefing: complete cliëntinfo beschikbaar voor eerste gesprek
Sessieadministratie en facturering
Na elke sessie stuurt de AI agent automatisch een bevestiging met datum van de volgende afspraak, een factuur (bij losse sessies) of een vermelding van het verbruikte tegoed (bij trajecten), en het huiswerkoverzicht. Het systeem bewaakt trajectgrenzen: wanneer een cliënt de helft van zijn traject heeft verbruikt, ontvangt de coach een signaal om een voortgangsgesprek te plannen en de cliënt te informeren over eventueel verlengen.
- Sessiebevestiging: bevestiging + volgende afspraak automatisch sturen
- Automatische facturering: losse sessies of trajectverbruik bijhouden
- Voortgangssignaal: coach alerteren halverwege traject voor vervolgplanning
- Annulerings- en verzet beleid: automatisch communiceren en verwerken
Cliëntretentie en aanbevelingsmarketing
Tevreden cliënten zijn de beste bron van nieuwe cliënten. Een AI agent beheert de retentie: na afloop van een traject ontvangt de cliënt een eindreflectie (hoe ver ben je gekomen?), een tevredenheidssurvey en een uitnodiging voor een check-in gesprek na 3 maanden. Bij hoge tevredenheid wordt automatisch gevraagd om een Google-review of LinkedIn-aanbeveling. Succesverhalen worden (met toestemming) gevraagd als testimonial voor de website.
Match-AI implementeert AI agents voor life coaches, loopbaanbegeleiders, executive coaches, teamcoaches, NLP-practitioners en andere begeleidingsprofessionals die hun praktijkadministratie willen automatiseren en cliëntresultaten willen verbeteren.
Klaar om Mario te implementeren?
Ontdek hoe Mario jouw business kan transformeren met intelligente automation. Plan een persoonlijk gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Plan een gesprek
