Boekhoudkantoren en administratiekantoren werken met strakke fiscale deadlines, grote volumes aan klantenbestanden en een structureel probleem: klanten leveren hun administratie te laat aan. Dit leidt tot pieken in het werkvolume vlak voor deadlines, overbelasting van medewerkers en het risico op te late aangiften. AI agents automatiseren de documentflow en klantcommunicatie zodat boekhouders zich kunnen focussen op het adviseren van klanten.
Documentflow en aanleveringbewaking
Een AI agent beheert de documentflow: per kwartaal of maand stuurt het systeem automatisch een aanleveringherinnering aan elke klant met een gespecificeerde checklist van benodigde documenten (bankafschriften, bonnetjes, facturen, loonstroken). Het systeem bewaakt welke documenten zijn aangeleverd en welke nog ontbreken, en stuurt automatisch gerichte herinneringen voor de ontbrekende stukken.
- Aanleveringsherinnering: automatisch per periode met documentchecklist
- Ontbrekende-stukken alert: gericht bericht per ontbrekend document
- Ontvangstbevestiging: automatisch bij aanlevering van documenten
- Compleet-melding: bevestiging zodra dossier compleet is
Deadlinebewaking en belastingaangifte
Fiscale deadlines zijn niet onderhandelbaar. Een AI agent bewaakt alle deadlines per klant: BTW-aangifte, VPB-aangifte, IB-aangifte, jaarrekening. Het systeem genereert automatisch een werkoverzicht voor de boekhouder met de komende deadlines gesorteerd op urgentie. Bij dreigende overschrijding escaleert het systeem naar de verantwoordelijke boekhouder én naar de klant.
- Deadlinekalender: alle fiscale deadlines per klant in overzicht
- Werkprioriteitslijst: automatisch gesorteerd op urgentie voor boekhouder
- Klantalert: bij risico op te late aangifte direct bericht naar klant
- Belastingdienstbevestiging: automatisch bevestiging bij ingediende aangifte
Facturatie en tariefcommunicatie
Boekhoudkantoren factureren maandelijks of per kwartaal. Een AI agent beheert de factuurflow: na het verwerken van het dossier genereert het systeem automatisch de factuur met een specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden en het aantal bestede uren. Het systeem bewaakt de betalingshistorie en stuurt automatisch herinneringen bij achterstallige betalingen.
Match-AI implementeert AI agents voor boekhoudkantoren, administratiekantoren, MKB-accountants, belastingadvieskantoren en financieel-administratieve dienstverleners die hun documentflow en klantcommunicatie willen automatiseren.
