Evenementenbureaus en congresorganisatoren beheren complexe projecten met tientallen leveranciers, honderden of duizenden deelnemers en strakke deadlines. De communicatiestroom is enorm: aanmeldbeheer, bevestigingen, programma-updates, leveranciersaansturing, locatiecoördinatie en post-event follow-up. AI agents automatiseren de routinematige communicatie- en administratiestromen.
Registratiebeheer en deelnemersonboarding
Een AI agent beheert het registratieproces: deelnemers melden zich aan via een online formulier, ontvangen direct een bevestiging met praktische informatie (locatie, programma, parkeermogelijkheden), een herinnering 1 week en 1 dag voor het evenement, en een digitaal toegangsbewijs. Bij evenementen met workshops of breakout-sessies kiest de deelnemer zijn programma automatisch bij aanmelding. Wachtlijsten worden automatisch beheerd bij volgeboekte sessies.
- Online registratie: aanmelding + direct bevestiging met praktische info
- Programmaselectie: workshops en sessies kiezen bij aanmelding
- Herinnerings-sequentie: 1 week en 1 dag voor evenement notificeren
- Wachtlijstbeheer: vrijgekomen plaatsen automatisch aanbieden
Leverancierscoördinatie en logistiek
Een evenement heeft tientallen leveranciers: catering, AV-techniek, beveiliging, decoratie, drukwerk, fotograaf. Een AI agent beheert de leverancierscoördinatie: elke leverancier heeft een tijdlijn met actiepunten en deadlines. Het systeem stuurt automatisch herinneringen voor oplevering van drukwerk, bevestiging van bezorgtijden en dag-van-instructies. Bij vertraging van een leverancier wordt automatisch geëscaleerd naar de projectleider.
- Leveranciers-tijdlijn: actiepunten en deadlines per leverancier bewaken
- Dag-van-instructies: alle leveranciers automatisch briefen op eventdag
- Escalatieprotocol: vertraging of non-respons automatisch signaleren
- Post-event evaluatie: leveranciers evalueren voor kwaliteitsbewaking
Post-event follow-up en retentie
Na het evenement begint de follow-up: deelnemers ontvangen een tevredenheidssurvey, een link naar de presentaties en foto's, en een vroegboekaanbieding voor de volgende editie. Sprekers en partners ontvangen een gepersonaliseerde bedankmail met statistieken (bereik, sessie-evaluaties). Het systeem segmenteert de deelnemerslijst automatisch voor de volgende editie op basis van interesse en aanwezigheidshistorie.
Match-AI implementeert AI agents voor evenementenbureaus, congresorganisatoren, beursorganisatoren, corporate event-afdelingen en festivals die hun organisatieprocessen willen automatiseren en deelnemersbeleving willen verbeteren.
Klaar om Mario te implementeren?
Ontdek hoe Mario jouw business kan transformeren met intelligente automation. Plan een persoonlijk gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Plan een gesprek
