Notariskantoren en juridische dienstverleners werken met complexe dossiers, strikte wettelijke termijnen en cliënten die in onzekerheid zitten over de voortgang van hun zaak. Een transactie waarbij de eigendomsoverdracht van een woning of bedrijf vertraagt, heeft grote financiële gevolgen. AI agents bewaken de dossiervoortgang en houden cliënten proactief geïnformeerd.
Dossieropvolging en termijnbewaking
Een AI agent beheert de dossierplanning: elk dossier bevat een tijdlijn met wettelijke termijnen (leveringsakte, hypotheekakte, inschrijving Kadaster), interne deadlines en actiepunten per verantwoordelijke medewerker. Het systeem signaleert proactief wanneer een deadline nadert en stuurt een herinneringsnotificatie naar de verantwoordelijke notarismedewerker. Bij dreigende overschrijding van een wettelijke termijn wordt automatisch de notaris zelf geïnformeerd voor directe actie.
- Tijdlijnbeheer: wettelijke en interne deadlines per dossier bewaken
- Herinneringsnotificaties: medewerkers alerteren bij naderende deadline
- Escalatie: notaris informeren bij dreigende wettelijke termijnoverschrijding
- Actiepunten: openstaande taken per medewerker en dossier overzichtelijk houden
Cliëntcommunicatie en informatiewerk
Notariskantoren besteden veel tijd aan informatieverstrekking: cliënten bellen met vragen over wat ze moeten meenemen, wat de kosten zijn en hoe lang het duurt. Een AI agent beantwoordt veelgestelde vragen automatisch via een chatinterface of WhatsApp. Voor complexe vragen wordt de cliënt verwezen naar de notarismedewerker. Het systeem verzendt ook automatisch de vereiste documenten-checklist aan cliënten zodra een dossier wordt aangemaakt, wat incomplete informatie bij de passeerdatum minimaliseert.
- FAQ-automatisering: veelgestelde vragen beantwoorden via WhatsApp/chat
- Documenten-checklist: automatisch versturen bij aanmaken dossier
- Afspraakinvulling: passeerdatums automatisch inplannen en bevestigen
- Kostenoverzicht: automatisch informeren over tarieven en bijkomende kosten
Compliance-checks en antiwitwasmonitoring
Notarissen hebben wettelijke verplichtingen op het gebied van antiwitwassen (Wwft) en cliëntidentificatie. Een AI agent ondersteunt de compliance-workflow: bij elk nieuw dossier wordt automatisch een Wwft-checklist gegenereerd, cliëntidentificatie wordt gecoördineerd en verdachte transactie-indicatoren worden gesignaleerd. Documenten worden automatisch gearchiveerd conform bewaartermijnen. Het systeem genereert periodiek een compliance-overzicht voor de verantwoordelijk notaris.
Match-AI implementeert AI agents voor notariskantoren, juridische dienstverleners, advocatenkantoren met transactiepraktijk en vastgoedtransactie-adviseurs die hun dossierprocessen willen versnellen en cliëntbeleving willen verbeteren.
Klaar om Mario te implementeren?
Ontdek hoe Mario jouw business kan transformeren met intelligente automation. Plan een persoonlijk gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Plan een gesprek
