Drukkerij en sign

Marge moet uit minder faalkosten komen, niet uit tarief.

Een drukkerij of signbedrijf met 5 tot 50 medewerkers laat elke aanvraag handmatig uitzoeken en corrigeren. Een AI-collega maakt de aanvraag compleet tegen jullie eigen aanlevereisen en zet een briefing klaar. De calculator bepaalt prijs en materiaal.

Declarabele uurwaarde

€60 per uur

ROI bij 1 proces

1,6×

ROI volledige rol

6,6×

Eerste proces binnen 2 weken live
De AI-collega rekent niet en kiest geen materiaal
Draait op de bestaande mailbox, geen migratie
EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie

Plan een intake Bekijk de businesscase

Markt en segment

Zo ziet de drukkerijmarkt eruit

De grafische sector is in twintig jaar sterk geconsolideerd. Minder bedrijven, meer prijsdruk per order, en daardoor moet de marge uit minder faalkosten en snellere doorlooptijd komen.

Bedrijven in de grafische industrie (SBI 18, CBS 2026 KW3): 3.190
Drukkerijen en diensten daarvoor (SBI 181): 2.650
Overige drukkerijen (SBI 1812): 1.935
Drukkerijen van reclame (SBI 18123): 410
Prepress- en premediabedrijven (SBI 1813): 285
Grafische afwerking (SBI 1814): 415
Eenpersoonsbedrijven binnen SBI 181: 1.655
Bedrijven met 5 tot 10 werkzame personen: 155
Bedrijven met 20 tot 50 werkzame personen: 75
Bedrijven met 100 of meer werkzame personen: 25
Krimp van SBI 181 sinds 2007: van 4.040 naar 2.650 bedrijven
Bedrijven met 20 of meer werkzame personen in 2007 en nu: van 360 naar 125
Faillissementen in SBI 18 in 2024 en 2025: 31 en 16
Leden en netwerk van KVGO: ruim 600 bedrijven, ruim 10.000 branchegenoten

Doelgroep

Drukkerijen en signbedrijven met 5 tot 50 medewerkers en een omzet in de orde van 1 tot 10 miljoen euro, met een eigen calculator of werkvoorbereider.

Kanttekening bij de cijfers

De consolidatie zit vooral bij de middelgrote drukkerijen: het aantal bedrijven met 20 of meer werkzame personen viel terug van 360 in 2007 naar 125 nu. Voor sign en belettering bestaat geen aparte SBI-klasse. Aanname: de reële doelgroep sign en grootformaat ligt in de orde van 600 tot 900 bedrijven in Nederland. Dat cijfer is niet primair onderbouwd en moet in gesprek worden gevalideerd.

Terugkerende processen

Waar de week naartoe gaat

Offerteaanvraag en calculatie

Mail, telefoon, webshop en portaal komen binnen met afmetingen, materiaal, oplage, afwerking en deadline. Calculatie is handwerk in het MIS of in Excel, vaak door één persoon.

Bestandsaanlevering en preflight

Klantbestanden komen via mail, WeTransfer of een klantportaal. Controle op afloop, kleurprofiel, resolutie, fonts, overprint, transparantie en formaat.

Proefdruk of digitaal bewijs en goedkeuring

Wie keurt goed, welke versie, wat is het akkoord, en wat als de klant stil blijft.

Orderintake en orderbevestiging

De aanvraag wordt order: opnieuw intypen, klantgegevens matchen, levertijd bevestigen en de betaalafspraak vastleggen.

Planning en capaciteitsafstemming

Persen, snijden, afwerking en signmontage op locatie. Spoedorders duwen de planning om.

Inkoop van papier, substraat, folie en inkt

Prijs- en levertijdschommelingen, minimumafname en restpartijen.

Verzending, montage en expeditie

Pakket, pallet, koerier of montageploeg naar de locatie, met aflevermomenten en meerwerk.

Facturatie en na-calculatie

Uren en materiaal tegen de calculatie. Afwijkingen worden zelden structureel teruggevoerd naar de calculatie.

Systeemlandschap

Waar de informatie nu staat

Print-MIS en ERP

PrintIQ, CERM, MultiPress van Dataline, Optimus MIS, Label Traxx en Amtech, EFI en Heidelberg Prinect

Web-to-print en orderportalen

Pressero van Aleyant met estimating- en approval-workflows, en klantportalen van het MIS

Preflight en PDF

Enfocus PitStop Pro en PitStop Server, Adobe InDesign, Illustrator en Acrobat

Boekhouding

Exact Online, SnelStart of AFAS, bij grotere bedrijven gekoppeld aan het MIS

Communicatie en werkverdeling

Outlook of Microsoft 365, Google Workspace, WhatsApp bij montage en buitendienst, Excel voor prijstabellen en uitzonderingen

Pijn en kosten

Wat het nu kost

Onvolledige aanvragen

Afmeting, oplage, materiaal, afwerking of deadline ontbreekt en verkoop of calculatie moet terug naar de klant. Aanname: elke heen-en-weerronde kost 10 tot 20 minuten aan beide kanten.

Bestandsfouten die pas laat zichtbaar worden

Afloop ontbreekt, RGB in plaats van CMYK, te lage resolutie of een font dat niet is ingesloten. Gevolg: stilstand, herstelwerk of een herdruk. Aanname: 1 tot 3% van de orders leidt tot herstel of herdruk, met kosten van €75 tot €500 per geval afhankelijk van oplage en materiaal.

Calculatie als flessenhals

Vaak is één persoon de enige die de prijzen kent. Vakantie of ziekte betekent direct langere reactietijd en gemiste aanvragen. Gemiste aanvragen zijn niet zichtbaar in de cijfers, en dat is precies het probleem.

Goedkeuring zonder opvolging

Het akkoord blijft hangen in de mailbox, waardoor de order te laat of juist te vroeg start.

Restmateriaal en inkoop

Papier en substraat zijn de grootste directe kostenpost. Verkeerd ingekocht substraat is direct verlies.

Kennis in het hoofd

Klantspecifieke voorkeuren op het gebied van kleurprofiel, papier, verpakkingswijze en levervenster zitten bij ervaren medewerkers en niet in het systeem.

Prijsdruk

Met 2.650 bedrijven in SBI 181 is er altijd een partij die onder de prijs duikt. De marge moet uit minder faalkosten en snellere doorlooptijd komen, niet uit tariefverhoging.

Het ideale eerste proces

Binnenkomende offerteaanvragen compleet maken voor calculatie

Dagelijks volume. Het is een terugkerend proces met veel herhaling, dus snel meetbaar.
Het zit aan de voorkant van de keten. Een fout hier plant zich voort in calculatie, productie en facturatie.
Direct meetbaar. Aantal heen-en-weer-mails en de doorlooptijd van aanvraag naar calculatie.
Geen risico. De AI-collega maakt alleen de aanvraag compleet en zet een briefing klaar, de calculator blijft beslissen.
Het is de basis voor de leerlaag. Elke goedgekeurde klantafspraak wordt een vaste check voor de volgende aanvraag.

En daarna

Preflight is technisch waardevoller maar raakt de productieketen en vraagt diepe systeemintegratie met PitStop Server, RIP en MIS. Dat is fase 2, niet de pilot van twee weken.

Koppelen, samenwerken, leren

Zo werkt de AI-collega in de praktijk

Koppelen

De pilot draait op de bestaande mailbox. Er wordt niets vervangen en er is geen migratie.

•De relevante mailbox voor verkoop of algemeen, of de gedeelde mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace.
•CRM- en klantgegevens uit het print-MIS of CRM, zoals PrintIQ, CERM, MultiPress, Optimus of Pressero-klantaccounts.
•Productspecificaties en aanlevereisen: formaten, materialen, afwerkingen, minimale resolutie, kleurprofiel en aanleverspecificaties.
•Prijstabellen en staffels waar die als bestand beschikbaar zijn, anders alleen als referentie en niet als rekenbron.
•Planning en leverafspraken met vrije capaciteit en standaard doorlooptijden.
•Goedgekeurde projectkennis: eerdere aanvragen, briefings en correcties per klant.

EU-hosting
Verwerkersovereenkomst
Logging van elke actie
Alleen de data die nodig is voor de aanvraag
Prijs, materiaalkeuze en levertijd blijven bij de mens

Samenwerken

Wat de AI-collega voorbereidt: De AI-collega leest de aanvraag, vergelijkt met de aanlevereisen en de klanthistorie en stelt de ontbrekende vragen in één keer gebundeld aan de klant of aan verkoop. Hij maakt een complete briefing met klant, product, formaat, materiaal, oplage, afwerking, deadline, bijzonderheden en een lijst met openstaande punten.
Wat hij terugvraagt: Waar het bestand al binnen is, signaleert hij afwijkingen tegen de aanlevereisen op het gebied van afloop, kleurprofiel, resolutie en formaat, zonder zelf te repareren.
Wie beslist: De calculator of werkvoorbereider beslist over prijs, staffel, materiaalkeuze, uitbesteding en levertijd.
Controle: Alles wat afwijkt van de standaard, zoals spoed, een ongebruikelijk substraat of een klant met een betalingsachterstand, gaat expliciet naar een mens.

Leren

Goedgekeurde lessen worden vaste checks in de briefing.

Kleurprofiel per klant. Levert een klant altijd RGB aan, dan vraagt de AI-collega standaard naar het CMYK-profiel en noemt het verwachte kleurverschil.
Aanleverfouten. Leverde een klant drie keer een bestand zonder afloop, dan wordt afloop standaard gecontroleerd en benoemd in de briefing.
Productgroep-eisen. Voor verpakkingsdruk geldt een aparte minimale resolutie en kleurruimte. Die eis wordt toegevoegd aan de checklist voor die productgroep.
Spoedregels. Spoedaanvragen van een bepaalde klant worden altijd telefonisch bevestigd. Dat wordt een terugkerende regel in de briefing.

Lessen worden pas actief na goedkeuring door de calculator of het hoofd productie, en zijn voor het hele team zichtbaar in plaats van in één mailbox of het hoofd van één persoon.

Businesscase

Eén proces bewijst. Meer processen verdienen. De prijs blijft gelijk.

Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de verkoopbare waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.

Fase	Scope	Uur per rol	Totaal uren	Herwonnen waarde	Kosten die wegvallen	Waarde per maand	ROI
1	1 proces	2,5	8	€1.948	€390	€2.338	1,6×
2	3 processen	5,0	15	€3.897	€715	€4.612	3,1×
3	6 processen	8,0	24	€6.235	€1.040	€7.275	4,9×
4	alle processen	11,0	33	€8.573	€1.300	€9.873	6,6×

Wat dit betekent

De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren, zonder dat de prijs meestijgt.

Eerlijke grenzen

De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant in de pilot worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen en faillissementscijfers in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.

Veelgestelde vragen

De vragen die we het vaakst krijgen

Ons werk is te specifiek, dat snapt een AI niet.

Klopt voor de calculatie. Daarom doet de AI-collega alleen het compleet maken van de aanvraag tegen jullie eigen aanlevereisen. Rekenen en materiaalkeuze blijven bij jullie mensen.

Onze klanten sturen gewoon een mailtje met een bestand.

Dat is precies het punt: hij leest dat mailtje, haalt de specificaties eruit en vraagt alleen wat ontbreekt, in één bericht in plaats van vier.

We hebben al een MIS met een klantportaal.

Dan gebruikt hij dat als bron en als bestemming. De AI-collega vervangt het MIS niet, hij vult de invoer ervan.

Klantdata en bestanden, dat mag niet naar buiten.

EU-hosting, een verwerkersovereenkomst, alleen de data die nodig is voor de aanvraag, en de mens houdt de controle over verzenden en goedkeuren.

Geen tijd voor een implementatie.

De pilot duurt twee weken en draait op de bestaande mailbox. Er wordt niets vervangen en er is geen migratie.

Het alternatief

Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet

Niets doen, met Excel en mailbox

Het echte alternatief. Kost geen geld, maar kost de calculator en verkoop elke dag tijd en veroorzaakt gemiste aanvragen.

Eén proces live in twee weken, meetbaar op doorlooptijd en heen-en-weer-mails.

Copilot in Microsoft 365

Schrijft een antwoord, maar kent jullie aanlevereisen, prijstabellen en klanthistorie niet en leert niets goedgekeurd bij.

Werkt met jullie eigen aanlevereisen en houdt goedgekeurde lessen vast.

MIS-uitbreiding of web-to-print

Sterk in calculatie, planning en web-to-print, maar de intake blijft mensenwerk: er komt nog steeds een onvolledige mail of een half ingevuld formulier binnen.

Vult de laag vóór het MIS, waar de aanvraag binnenkomt.

PitStop Pro of PitStop Server

Lost preflight technisch goed op, maar alleen als het bestand er al is en de aanleverspecificaties bekend zijn. Het is geen aanvraag- en communicatielaag.

Maakt de aanvraag compleet voordat er iets te preflighten valt.

Een bureau of losse tooling

Maatwerk per koppeling, hoge kosten en geen gedeelde kennisopbouw.

Vaste maandprijs met een leerlaag die voor het hele team werkt.

Prijs en pilot

De prijs groeit langzamer dan de waarde

De prijs hangt niet aan één chatbot-taak, maar aan het aandeel van het terugkerende proceswerk dat de AI-collega overneemt. Het standaardtarief is €1.499 per maand, inclusief 5 miljard tokens.

De pilot blijft €500 eenmalig voor twee weken, met twee kernprocessen. Klein genoeg om zonder aanbesteding of MT-besluit te starten.

Fase	Scope	Maandprijs	Waarde per maand	ROI
Pilot	2 kernprocessen, 2 weken	€500 eenmalig	bewijs op één meetlat	n.v.t.
1	1 proces	€1.499	€2.338	1,6×
2	3 processen	€1.499	€4.612	3,1×
3	6 processen	€1.499	€7.275	4,9×
4	alle processen	€1.499	€9.873	6,6×

Boven de standaardscope

Boven de standaardscope wordt de prijs per organisatie bepaald. De prijs blijft per organisatie, niet per gebruiker, en tokens worden per kalendermaand gerekend. Meerdere rollen of een EU-variant met eigen modelroute is maatwerk.

Klein team

Voor een klein team geldt een licht tarief met 1 miljard tokens, met een instap in fase 1 of 2.

Waarom dit werkt

Een werkvoorbereider of DTP-er kost all-in €4.000 tot €4.800 per maand en is door de structurele krapte nauwelijks te vinden. Het standaardtarief blijft gelijk terwijl de scope groeit, waardoor de businesscase per fase beter wordt in plaats van slechter.

Bronnen

Waar de cijfers vandaan komen

Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant in de pilot geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.

DE MENSEN ACHTER MATCH-AI

Je werkt met mensen, niet met een anoniem dashboard

Match-AI is een team van mede-eigenaren met een achtergrond in sales, marketing, financiering en techniek, aangevuld met specialisten voor support en marketing. Elk traject krijgt een vaste aanspreekpartner die meedenkt over proces, adoptie en resultaat.

Maak kennis met het team

Peter van de Groep

Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI

JOUW AANSPREEKPUNT

Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?

Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en meten in twee weken of het echt tijd oplevert.

Neem contact op met Peter