Evenementen- en horeca-cateringbedrijven
Offertes en wijzigingen worden niet bijgehouden
Eventcatering is een sector van kleine bedrijven die per opdracht werken. Eén proces bewijst, meer processen verdienen. De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist.
Declarabele uurwaarde
€48 per uur
ROI bij 1 proces
1,3×
ROI volledige rol
5,4×
- 4 weken inwerkperiode met een tarief dat we vooraf afstemmen
- De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist
- Klantafspraken worden vaste regels na jouw goedkeuring
- EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Markt en segment
Zo ziet de markt voor evenementenbureaus eruit
Eventcatering is een sector van kleine bedrijven die per opdracht werken. Er wordt gekookt en geserveerd op locaties die per keer verschillen, met tijdelijke medewerkers en een deadline die niet kan schuiven. De administratie komt vaak pas na het evenement aan bod.
- Aantal bedrijven in eventcatering (SBI 5621)
- 26.905
- Eventcateringbedrijven met een werkzaam persoon
- 24.205 (90,0%)
- Eventcateringbedrijven met 5 tot 20 werkzame personen
- 540
- Aantal bedrijven in kantines en contractcatering (SBI 5629)
- 1.115
- Groei aantal eventcateringbedrijven 2019 tot 2026
- van 11.290 naar 26.905
- Bezoeken aan festivals en concerten in Nederland
- 29,9 miljoen in 2024, tegen 30,6 miljoen in 2023
- Ontwikkeling festivals en concerten in 2025
- iets meer festivals en concerten dan in 2024, met meer bezoeken en meer verkochte tickets
- Aantal horecaondernemers aangesloten bij Koninklijke Horeca Nederland
- ruim 17.000, met 234 lokale afdelingen
- Ziekteverzuimpercentage in de horeca
- 3,4 procent in 2024, 4,7 procent in 2022
- Arbeidskosten per gewerkt uur in SBI 56 (eet- en drinkgelegenheden)
- 23,88 euro
- Omzetindex kantines en catering (2015 is 100)
- 155,2 in 2023, tegen 118,8 in 2019
- Omzetindex traditionele horeca (2015 is 100)
- 161,6 in 2023, tegen 126,6 in 2019
- Horecabedrijven dat AI gebruikt
- 9 procent
- Zzp'ers in het Handelsregister op 30 juni
- 1.805.194, een stijging van 0,7 procent in een kwartaal
Doelgroep
Nederlandse catering- en eventcateringbedrijven met 3 tot 40 medewerkers, aangevuld met flexibele krachten per opdracht. Ze verzorgen lunches, borrels, bruiloften, bedrijfsevenementen en horeca op locatie. De eigenaar doet zelf de offertes en de coördinatie, naast de uitvoering.
Kanttekening bij de cijfers
Primair onderbouwd met CBS-cijfers over bedrijfsaantallen, verzuim, arbeidskosten en de horeca-omzetindex, met de branchecijfers van VVEM en Respons, en met de ledencijfers van Koninklijke Horeca Nederland. Wat niet primair is onderbouwd: de kosten van no-show van flexkrachten en van herdruk van menukaarten en draaiboeken. Dat is in dit document als Aanname gelabeld. De omzetindex loopt tot 2023, omdat de tabel daarna niet is voortgezet.
Terugkerende processen
Waar de week naartoe gaat
Aanvraag en offerte voor een evenement
Een klant vraagt om catering voor een datum, een locatie en een aantal gasten. Er moeten keuzes worden aangeboden, dieetwensen worden uitgevraagd en een prijs worden opgesteld. Vaak volgen meerdere rondes voordat de opdracht definitief is.
Menukeuze, dieetwensen en allergieën
Per gast worden wensen en beperkingen verzameld en vertaald naar het menu en de inkoop. Wijzigingen komen tot vlak voor het evenement binnen.
Inkoop en voorbereiding in de keuken
Op basis van het definitieve aantal wordt ingekocht en voorbereid. Een wijziging in het gastenaantal werkt direct door in de inkoop en in de uren.
Personeelsplanning met flexkrachten
Per evenement worden medewerkers ingepland, vaak uit een poule van vaste en losse krachten. Afmeldingen op de dag zelf zijn een terugkerend probleem.
Uitvoering op locatie en draaiboek
Op locatie moet het draaiboek kloppen: opbouw, timing van gangen, afwas en afbouw. Afwijkingen worden mondeling of via WhatsApp opgelost.
Materiaal, transport en retour
Servies, koeling, meubilair en keukenmaterieel gaan mee en moeten terug. Wat niet terugkomt, is een directe kostenpost die zelden wordt naberekend.
Nacalculatie en facturatie
Na het evenement worden extra uren, extra gasten en extra materiaal verzameld en gefactureerd. Als dat niet direct gebeurt, verdwijnt het uit de factuur.
Opvolging en evaluatie met de klant
De klant wordt bedankt en er wordt gevraagd naar een volgende opdracht. Zonder vast ritme blijft dit afhankelijk van wie er toevallig tijd heeft.
Systeemlandschap
Waar de informatie nu staat
Offertes en opdrachtbevestiging
Horeko, Excel, Microsoft 365
Reserveringen en planning
Formitable, Horeko
Kassa en administratie
Lightspeed, Exact Online, Moneybird
Communicatie met klanten en flexkrachten
WhatsApp Business, Microsoft 365
Keuken en voorraad
Horeko, eigen voorraadlijsten
Duurzaamheid en afval
Milieubarometer, eigen afvalscheiding en registratie
Pijn en kosten
Wat het nu kost
Offertes en wijzigingen worden niet bijgehouden
Een klant past het aantal gasten of het menu aan per mail of telefoon. Aanname: wat niet direct in de offerte of het draaiboek wordt verwerkt, leidt tot extra inkoop en extra uren die niet worden gefactureerd.
No-show van flexkrachten op de dag zelf
Er is een tekort aan horecapersoneel en een afmelding op de dag van het evenement moet worden opgelost. Aanname: het bellen van de hele poule kost een uur tot twee uur op het slechtste moment van de dag.
Nacalculatie gebeurt te laat
Extra uren, extra gasten en niet-geretourneerd materiaal worden na het evenement verzameld. Aanname: een deel wordt nooit gefactureerd omdat de betrokkenen al aan de volgende opdracht bezig zijn.
Dieetwensen en allergieën raken verspreid
Wensen komen via mail, WhatsApp en het reserveringsformulier binnen. Aanname: het samenbrengen daarvan kost voor een groot evenement enkele uren en fouten zijn direct een veiligheidsrisico.
Alles komt samen op de dag van het evenement
De eigenaar is zelf op locatie en kan tegelijk niet de administratie doen. Aanname: juist op die dag verdwijnen de gegevens die later nodig zijn voor de factuur.
Herhaalopdrachten blijven liggen
Tevreden klanten zijn de goedkoopste bron van nieuw werk. Aanname: zonder vast ritme wordt een deel van de klanten niet opnieuw benaderd voor het volgende seizoen.
En daarna
Nacalculatie en facturatie
Het ideale eerste proces
Aanvraag en offerte voor een evenement
- Het is de voorkant van alle omzet: elke opdracht begint hier en een gemiste aanvraag is direct gemiste omzet.
- De gegevens komen al digitaal binnen via mail en het contactformulier, dus er is geen nieuwe invoer nodig om te starten.
- Het is meetbaar zonder nieuwe administratie, namelijk het aantal aanvragen, het aantal verstuurde offertes en het aantal daarvan dat wordt omgezet.
- Het kost nu aantoonbaar tijd omdat de eigenaar dit zelf doet naast de uitvoering, vaak in de avond.
- De klant merkt het verschil meteen, want reactiesnelheid op een aanvraag bepaalt in deze branche vaak wie de opdracht krijgt.
Koppelen, samenwerken, leren
Zo werkt de AI-collega in de praktijk
- 1
Koppelen
De AI-collega leest uit de bestaande systemen en mailboxen, bijvoorbeeld Horeko, Excel, Microsoft 365. Er wordt niets vervangen: de AI-collega haalt zijn feiten uit de bronnen die er al zijn.
- De mailbox met aanvragen, wijzigingen en bevestigingen van klanten
- Het contactformulier van de website
- WhatsApp Business met klanten en met flexkrachten
- De offerte- of administratiesoftware met prijsafspraken en eerdere opdrachten
- De reserverings- of planningsomgeving met datums en locaties
- Het draaiboek en de dieetlijst per evenement
- Aanvragen komen op één vaste plek binnen, dus niet verspreid over telefoon, mail en persoonlijke accounts.
- Per aanvraag is duidelijk wat de datum, locatie, het aantal gasten en het budget zijn.
- Iemand controleert de offerte voordat die naar de klant gaat.
- Er is vastgelegd met welke standaardteksten en voorwaarden wordt gewerkt.
- Er is afgesproken welke aanvragen automatisch worden opgevolgd en welke persoonlijk contact vereisen.
- 2
Samenwerken
- Wat de AI-collega voorbereidt
- De AI-collega zet elke aanvraag om in een overzicht met datum, locatie, gastenaantal en wensen, en stelt een conceptofferte voor op basis van de eigen prijsafspraken en eerdere vergelijkbare opdrachten.
- Wat hij terugvraagt
- Bij onduidelijkheid vraagt hij om aanvulling: hoeveel gasten, welke dieetwensen, welk budget en of er al een datum vaststaat.
- Wie beslist
- De eigenaar beslist welke offerte de deur uit gaat en tegen welke prijs.
- Controle
- De ondernemer controleert per periode het aantal aanvragen, het aantal verzonden offertes en de omzettingsratio.
- 3
Leren
De AI-collega leert van de manier waarop dit bedrijf aanvragen en evenementen afhandelt. Hij begint met de eigen prijsopbouw en wordt preciezer naarmate er meer aanvragen zijn verwerkt.
- Eigen prijsopbouw en standaardopties. Welke menu's, welke extra's en welke staffel bij aantallen. De AI-collega neemt de eigen opbouw over en gaat niet rekenen met algemene marktprijzen.
- Vaste afspraken per type opdracht. Een bedrijfsborrel vraagt andere informatie dan een bruiloft. De AI-collega leert per type welke vragen altijd moeten worden gesteld voordat er een prijs kan worden gemaakt.
- Terugkerende klanten en hun voorkeuren. Bij een klant die vaker boekt, zijn de voorkeuren en de historie bekend. De AI-collega gebruikt die om de aanvraag sneller compleet te maken.
- Wat wel en niet wordt gefactureerd. Extra uren, reiskosten en materiaal worden volgens eigen regels doorbelast. De AI-collega leert die regels uit de correcties op de nacalculatie.
Het belangrijkste dat de AI-collega moet leren is dat dieetwensen en allergieën nooit als aanname mogen worden behandeld. Alles wat met veiligheid van gasten te maken heeft gaat altijd naar een mens.
Businesscase
Eén proces bewijst. Meer processen verdienen.
Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de declarabele waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.
| Fase | Scope | Uur per rol | Totaal uren | Herwonnen waarde | Kosten die wegvallen | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 proces | 2.5 | 8 | €1.559 | €350 | €1.909 | 1,3× |
| 2 | 3 processen | 5.0 | 15 | €3.118 | €650 | €3.768 | 2,5× |
| 3 | 6 processen | 8.0 | 24 | €4.988 | €900 | €5.888 | 3,9× |
| 4 | alle processen | 11.0 | 33 | €6.859 | €1.200 | €8.059 | 5,4× |
Wat dit betekent
De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren mee.
Eerlijke grenzen
De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant tijdens de inwerkperiode worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.
Veelgestelde vragen
De vragen die we het vaakst krijgen
Elk evenement is anders, een standaardofferte werkt niet.+
Ik werk liever zelf aan mijn offertes, dat is mijn contact met de klant.+
Onze mensen zijn flexibel en werken niet in vaste systemen.+
Ik heb geen tijd om dit in te richten voor het seizoen begint.+
Wij werken al met een reserverings- of kassasysteem.+
Het alternatief
Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet
Een commercieel medewerker aannemen
Dat kost een volledige functie en lost de verspreiding van aanvragen over mail en WhatsApp niet op.
De AI-collega pakt de bestaande stroom aan zonder dat er een dienstverband bij komt.
Een online boekingsmodule op de website
Die werkt alleen voor standaardopdrachten en niet voor een bruiloft of een bedrijfsevenement met specifieke wensen.
De AI-collega werkt ook bij aanvragen die maatwerk vragen.
Een generieke chatbot
Die kent de eigen prijsopbouw en de eigen klanthistorie niet en kan dus geen bruikbare offerte maken.
De AI-collega werkt met de eigen prijsafspraken en eerdere opdrachten.
Een administratiekantoor voor de nacalculatie
Dat kantoor ziet alleen wat wordt aangeleverd en niet wat er op locatie is afgesproken.
De AI-collega legt vast op het moment dat het gebeurt.
Niets doen en op ervaring blijven werken
Het aantal bedrijven in eventcatering groeide van 11.290 in 2019 naar 26.905 in 2026, dus de concurrentie op reactiesnelheid neemt toe.
Het eerste proces raakt precies de stap die bepaalt wie de opdracht krijgt.
Bronnen
Waar de cijfers vandaan komen
- CBS StatLine, Bedrijven; bedrijfstak (81589NED)
- CBS StatLine, Ziekteverzuimpercentage; bedrijfstakken (80072ned)
- CBS StatLine, Arbeidskosten; structuur arbeidskosten (85293NED)
- CBS StatLine, ICT-gebruik bij bedrijven (86075NED)
- CBS StatLine, Horeca; omzetontwikkeling (83862NED)
- Koninklijke Horeca Nederland, Over KHN
- Koninklijke Horeca Nederland, Cao en arbeidsvoorwaarden
- Vereniging van Evenementenmakers (VVEM)
- VVEM, Cijfers van de branche
- VVEM, Cijfers Archieven
- VVEM, Festival en concertsector stabiel in 2025
- Respons, Evenementenonderzoek
- Respons, Dataproducten evenementen
- KVK Zzp-monitor
- KVK Trendrapport, actuele trends en inzichten
- Horeca.nl, nieuws
Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant tijdens de inwerkperiode geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI
JOUW AANSPREEKPUNT
Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en werken het in 1 maand bij jullie in. Daarna kiezen jullie of de proeftijd wordt verlengd.