Evenementen- en horeca-cateringbedrijven
Eventcatering is een sector van kleine bedrijven die per opdracht werken. Eén proces bewijst, meer processen verdienen. De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist.
Declarabele uurwaarde
€48 per uur
ROI bij 1 proces
1,3×
ROI volledige rol
5,4×
Markt en segment
Eventcatering is een sector van kleine bedrijven die per opdracht werken. Er wordt gekookt en geserveerd op locaties die per keer verschillen, met tijdelijke medewerkers en een deadline die niet kan schuiven. De administratie komt vaak pas na het evenement aan bod.
Doelgroep
Nederlandse catering- en eventcateringbedrijven met 3 tot 40 medewerkers, aangevuld met flexibele krachten per opdracht. Ze verzorgen lunches, borrels, bruiloften, bedrijfsevenementen en horeca op locatie. De eigenaar doet zelf de offertes en de coördinatie, naast de uitvoering.
Kanttekening bij de cijfers
Primair onderbouwd met CBS-cijfers over bedrijfsaantallen, verzuim, arbeidskosten en de horeca-omzetindex, met de branchecijfers van VVEM en Respons, en met de ledencijfers van Koninklijke Horeca Nederland. Wat niet primair is onderbouwd: de kosten van no-show van flexkrachten en van herdruk van menukaarten en draaiboeken. Dat is in dit document als Aanname gelabeld. De omzetindex loopt tot 2023, omdat de tabel daarna niet is voortgezet.
Terugkerende processen
Een klant vraagt om catering voor een datum, een locatie en een aantal gasten. Er moeten keuzes worden aangeboden, dieetwensen worden uitgevraagd en een prijs worden opgesteld. Vaak volgen meerdere rondes voordat de opdracht definitief is.
Per gast worden wensen en beperkingen verzameld en vertaald naar het menu en de inkoop. Wijzigingen komen tot vlak voor het evenement binnen.
Op basis van het definitieve aantal wordt ingekocht en voorbereid. Een wijziging in het gastenaantal werkt direct door in de inkoop en in de uren.
Per evenement worden medewerkers ingepland, vaak uit een poule van vaste en losse krachten. Afmeldingen op de dag zelf zijn een terugkerend probleem.
Op locatie moet het draaiboek kloppen: opbouw, timing van gangen, afwas en afbouw. Afwijkingen worden mondeling of via WhatsApp opgelost.
Servies, koeling, meubilair en keukenmaterieel gaan mee en moeten terug. Wat niet terugkomt, is een directe kostenpost die zelden wordt naberekend.
Na het evenement worden extra uren, extra gasten en extra materiaal verzameld en gefactureerd. Als dat niet direct gebeurt, verdwijnt het uit de factuur.
De klant wordt bedankt en er wordt gevraagd naar een volgende opdracht. Zonder vast ritme blijft dit afhankelijk van wie er toevallig tijd heeft.
Systeemlandschap
Horeko, Excel, Microsoft 365
Formitable, Horeko
Lightspeed, Exact Online, Moneybird
WhatsApp Business, Microsoft 365
Horeko, eigen voorraadlijsten
Milieubarometer, eigen afvalscheiding en registratie
Pijn en kosten
Een klant past het aantal gasten of het menu aan per mail of telefoon. Aanname: wat niet direct in de offerte of het draaiboek wordt verwerkt, leidt tot extra inkoop en extra uren die niet worden gefactureerd.
Er is een tekort aan horecapersoneel en een afmelding op de dag van het evenement moet worden opgelost. Aanname: het bellen van de hele poule kost een uur tot twee uur op het slechtste moment van de dag.
Extra uren, extra gasten en niet-geretourneerd materiaal worden na het evenement verzameld. Aanname: een deel wordt nooit gefactureerd omdat de betrokkenen al aan de volgende opdracht bezig zijn.
Wensen komen via mail, WhatsApp en het reserveringsformulier binnen. Aanname: het samenbrengen daarvan kost voor een groot evenement enkele uren en fouten zijn direct een veiligheidsrisico.
De eigenaar is zelf op locatie en kan tegelijk niet de administratie doen. Aanname: juist op die dag verdwijnen de gegevens die later nodig zijn voor de factuur.
Tevreden klanten zijn de goedkoopste bron van nieuw werk. Aanname: zonder vast ritme wordt een deel van de klanten niet opnieuw benaderd voor het volgende seizoen.
Het ideale eerste proces
En daarna
Nacalculatie en facturatie
Koppelen, samenwerken, leren
De AI-collega leest uit de bestaande systemen en mailboxen, bijvoorbeeld Horeko, Excel, Microsoft 365. Er wordt niets vervangen: de AI-collega haalt zijn feiten uit de bronnen die er al zijn.
De AI-collega leert van de manier waarop dit bedrijf aanvragen en evenementen afhandelt. Hij begint met de eigen prijsopbouw en wordt preciezer naarmate er meer aanvragen zijn verwerkt.
Het belangrijkste dat de AI-collega moet leren is dat dieetwensen en allergieën nooit als aanname mogen worden behandeld. Alles wat met veiligheid van gasten te maken heeft gaat altijd naar een mens.
Businesscase
Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de declarabele waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.
| Fase | Scope | Uur per rol | Totaal uren | Herwonnen waarde | Kosten die wegvallen | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 proces | 2.5 | 8 | €1.559 | €350 | €1.909 | 1,3× |
| 2 | 3 processen | 5.0 | 15 | €3.118 | €650 | €3.768 | 2,5× |
| 3 | 6 processen | 8.0 | 24 | €4.988 | €900 | €5.888 | 3,9× |
| 4 | alle processen | 11.0 | 33 | €6.859 | €1.200 | €8.059 | 5,4× |
Wat dit betekent
De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren, zonder dat de prijs meestijgt.
Eerlijke grenzen
De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant in de pilot worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.
Veelgestelde vragen
Het alternatief
Een commercieel medewerker aannemen
Dat kost een volledige functie en lost de verspreiding van aanvragen over mail en WhatsApp niet op.
De AI-collega pakt de bestaande stroom aan zonder dat er een dienstverband bij komt.
Een online boekingsmodule op de website
Die werkt alleen voor standaardopdrachten en niet voor een bruiloft of een bedrijfsevenement met specifieke wensen.
De AI-collega werkt ook bij aanvragen die maatwerk vragen.
Een generieke chatbot
Die kent de eigen prijsopbouw en de eigen klanthistorie niet en kan dus geen bruikbare offerte maken.
De AI-collega werkt met de eigen prijsafspraken en eerdere opdrachten.
Een administratiekantoor voor de nacalculatie
Dat kantoor ziet alleen wat wordt aangeleverd en niet wat er op locatie is afgesproken.
De AI-collega legt vast op het moment dat het gebeurt.
Niets doen en op ervaring blijven werken
Het aantal bedrijven in eventcatering groeide van 11.290 in 2019 naar 26.905 in 2026, dus de concurrentie op reactiesnelheid neemt toe.
Het eerste proces raakt precies de stap die bepaalt wie de opdracht krijgt.
Prijs en pilot
De prijs hangt niet aan één chatbot-taak, maar aan het aandeel van het terugkerende proceswerk dat de AI-collega overneemt. Het standaardtarief is €1.499 per maand, inclusief 5 miljard tokens.
De pilot blijft €500 eenmalig voor twee weken, met twee kernprocessen. Klein genoeg om zonder aanbesteding of MT-besluit te starten.
| Fase | Scope | Maandprijs | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|
| Pilot | 2 kernprocessen, 2 weken | €500 eenmalig | bewijs op één meetlat | n.v.t. |
| 1 | 1 proces | €1.499 | €1.909 | 1,3× |
| 2 | 3 processen | €1.499 | €3.768 | 2,5× |
| 3 | 6 processen | €1.499 | €5.888 | 3,9× |
| 4 | alle processen | €1.499 | €8.059 | 5,4× |
Boven de standaardscope
Boven de standaardscope wordt de prijs per organisatie bepaald. De prijs blijft per organisatie, niet per gebruiker, en tokens worden per kalendermaand gerekend. Meerdere rollen of een EU-variant met eigen modelroute is maatwerk.
Klein team
In een team van 1 tot 3 personen geldt het lichte tarief van €499 per maand met 1 miljard tokens, met een instap in fase 1 of 2.
Waarom dit werkt
De AI-collega neemt proceswerk over tegen een verkoopbare waarde van €48 per uur. Het standaardtarief blijft gelijk terwijl de scope groeit, waardoor de businesscase per fase beter wordt in plaats van slechter.
Bronnen
Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant in de pilot geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.
DE MENSEN ACHTER MATCH-AI
Match-AI is een team van mede-eigenaren met een achtergrond in sales, marketing, financiering en techniek, aangevuld met specialisten voor support en marketing. Elk traject krijgt een vaste aanspreekpartner die meedenkt over proces, adoptie en resultaat.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI
JOUW AANSPREEKPUNT
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en meten in twee weken of het echt tijd oplevert.
