Groothandel en distributie
Je senior verkoper is je informatiesysteem.
In een groothandel met 5 tot 50 medewerkers zit de productkennis in het hoofd van de binnendienst. Elke aanvraag begint opnieuw met zoeken. Een AI-collega maakt productvragen en offerteaanvragen compleet en zet een eerste antwoord klaar. Jouw binnendienst houdt de commerciële pen.
Declarabele uurwaarde
€70 per uur
ROI bij 1 proces
1,7×
ROI volledige rol
7,4×
- In 4 weken samen ingewerkt, een tarief dat we vooraf met je afstemmen
- Prijs en condities worden altijd door een mens bevestigd
- Geen ERP-migratie nodig
- EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Markt en segment
Zo ziet de groothandelsmarkt eruit
De groothandel is een volwassen markt waarin het aantal spelers daalt terwijl het volume stijgt. Dat zet direct druk op de binnendienst: meer aanvragen, minder mensen.
- Bedrijven in groothandel en handelsbemiddeling (SBI 46, CBS 2026KW3)
- 78.960
- Bedrijven met 1 werkzaam persoon
- 50.025
- Bedrijven met 2 werkzame personen
- 10.085
- Bedrijven met 3 tot 5 werkzame personen
- 5.765
- Bedrijven met 5 tot 10 werkzame personen
- 5.310
- Bedrijven met 10 tot 20 werkzame personen
- 3.445
- Bedrijven met 20 tot 50 werkzame personen
- 2.705
- Bedrijven met 50 tot 100 werkzame personen
- 910
- Kernzone van 5 tot 50 werkzame personen
- 11.460 bedrijven
- Omzetindex groothandel (2021 is 100, 2026 KW2)
- 124,6
- Omzetgroei groothandel jaar op jaar
- +8,8%
- Ontwikkeling aantal bedrijven sinds 2024 KW3
- van 82.370 naar 78.960
- Vestigingen in SBI 46 naar regio
- 87.095
- Concentratie in Zuid-Holland, Noord-Holland, Noord-Brabant en Gelderland
- ruim 58.000 vestigingen
Doelgroep
Groothandelaren, distributeurs, importeurs en technische handel met 5 tot 50 medewerkers, een binnendienst, een buitendienst en een ERP-pakket, maar nog geen eigen IT-afdeling.
Kanttekening bij de cijfers
Het blok van 50 tot 100 werkzame personen (910 bedrijven) is een tweede ring: groot genoeg om het probleem te voelen, klein genoeg om nog geen maatwerk-softwareproject te hebben lopen. De grootste technische blokken zitten in industriemachines en gespecialiseerde groothandel, precies de bedrijven met productspecificaties, alternatieven en klantspecifieke prijsafspraken.
Terugkerende processen
Waar de week naartoe gaat
Binnenkomende productvraag uitzoeken
Een klant vraagt om artikel X, variant Y, levertijd of een alternatief. De binnendienst zoekt in het ERP, de prijslijst, oude mailwissel en bij de buitendienst.
Offerteaanvraag compleet maken
Specificaties, aantal, verpakking, leveradres, gewenste leverdatum en referentie. Bij ontbrekende informatie gaat de aanvraag heen en weer.
Offerte opstellen met klantspecifieke prijsafspraken
Kortingsgroepen, contractprijzen, staffels en afwijkende condities per klant.
Orderinvoer en orderbevestiging
Van offerte of mailorder naar een ERP-order, met controle op voorraad, prijs en levertijd.
Voorraad- en levertijdvragen beantwoorden
Heb je het op voorraad en wanneer kan het er zijn. Dit zijn de vragen die de binnendienst het vaakst onderbreken.
Inkoop- en leveranciersprijzen bijhouden
Prijswijzigingen, inkoopcondities en vervangende artikelen bij uitloop.
Orderstatus en klachtopvolging
Waar blijft de zending, wat is er misgegaan en wie bellen we terug.
Webshop- en marktplaatsorders verwerken
Orders uit de eigen webshop of kanaalplatforms moeten naar dezelfde voorraad- en prijslogica als de binnendienst.
Systeemlandschap
Waar de informatie nu staat
ERP en boekhouding
Exact Online ERP Handel, AFAS branche Handel, Unit4 en Microsoft Dynamics 365 Business Central met voorraadprognoses en magazijnbeheer
E-commerce en B2B-portaal
Sana Commerce, Shopify, WooCommerce en Tradebyte voor marktplaatsen
Communicatie en documenten
Outlook en Exchange, gedeelde mailboxen, Excel-prijslijsten, PDF-productbladen en soms een CRM naast het ERP
Brancheorganisaties
evofenedex voor internationale handel en logistiek, FHI voor technologieleveranciers
Pijn en kosten
Wat het nu kost
Zoektijd in de binnendienst
Een medewerker die per productvraag 5 tot 15 minuten zoekt in ERP, prijslijsten en oude mails verliest bij 15 tot 25 aanvragen per dag al snel 1,5 tot 3 uur per dag aan uitzoekwerk. Aanname op basis van procesanalyse, er is geen gepubliceerde benchmark voor deze branche.
Heen en weer met de klant
Onvolledige aanvragen op het gebied van verpakking, aantal, leverdatum of specificatie leiden tot extra mailrondes. Elke ronde kost doorlooptijd en verhoogt de kans dat de klant elders bestelt.
Gemiste omzet door trage respons
In een markt met 8,8% omzetgroei en een dalend aantal spelers gaat het ordervolume omhoog. Wie niet binnen het uur antwoordt, verliest de aanvraag aan een concurrent die dat wel doet.
Prijsfouten
Klantspecifieke kortingen en staffels die verkeerd worden toegepast kosten marge. Correctie achteraf kost creditnotas en administratie.
Afhankelijkheid van één persoon
De verkoper of binnendienstmedewerker met 15 tot 25 jaar productkennis is feitelijk het informatiesysteem. Bij vertrek of ziekte valt de responstijd stil.
Kennislekkage tussen buiten- en binnendienst
Wat de buitendienst bij een klant afspreekt, bereikt de binnendienst niet altijd. De volgende aanvraag begint weer bij nul.
En daarna
Orderinvoer en voorraadmutaties blijven buiten de eerste scope: daar zit mutatierisico in het ERP en dat vraagt een langere vertrouwensopbouw.
Het ideale eerste proces
Productvragen en offerteaanvragen compleet maken en een eerste antwoord of offertevoorbereiding klaarzetten
- Hoog volume, laag risico. Elke aanvraag is een aparte, herkenbare eenheid. De AI-collega bereidt voor, de mens controleert en er gaat niets automatisch de deur uit.
- Directe doorlooptijdwinst. Respons- en zoektijd zijn de twee grootste tijdvreters, en dit proces raakt ze allebei.
- Het is het eerste contact met de klant. Sneller en completer antwoorden wint orders. Dat is omzet, niet alleen besparing.
- Geen ERP-migratie nodig. De AI-collega leest aanvragen en goedgekeurde productinformatie en hoeft het ERP niet te vervangen.
- De les is herbruikbaar. Elke goedgekeurde correctie over verpakking, alternatief of klantafspraak maakt de volgende aanvraag beter.
Koppelen, samenwerken, leren
Zo werkt de AI-collega in de praktijk
- 1
Koppelen
Alles wat de AI-collega als feit gebruikt, moet een aanwijsbare goedgekeurde bron hebben. Geen schattingen van prijs of voorraad.
- De gedeelde aanvraagmailbox, bijvoorbeeld verkoop of info, waar de aanvraag binnenkomt.
- Goedgekeurde productinformatie: productbladen, specificaties, alternatievenlijst, verpakkings- en eenheidscodes.
- Prijslijsten en commerciële afspraken: kortingsgroepen, staffels en klantspecifieke condities, aangeleverd als gecontroleerde bestanden of export.
- CRM- of relatiegegevens met klantnaam, contactpersoon, eerdere aanvragen en afspraken.
- Voorraad- en leverinformatie via een export of rapport uit Exact Online, AFAS, Unit4 of Business Central, of als dagelijkse gecontroleerde momentopname.
- Webshop- of kanaalorders waar van toepassing.
- EU-hosting
- Verwerkersovereenkomst
- Logging van elke actie
- Alleen goedgekeurde bronnen worden gekoppeld
- 2
Samenwerken
- Wat de AI-collega voorbereidt
- De AI-collega leest de binnenkomende aanvraag, haalt de klanthistorie op, controleert op ontbrekende specificaties zoals aantal, verpakking, leverdatum en gewenste variant, zoekt passende producten en alternatieven en zet een conceptantwoord of concept-offertevoorstel klaar.
- Wat hij terugvraagt
- Ontbreekt er iets, dan stelt hij gerichte vragen aan de klant of aan de binnendienstmedewerker, in de eigen gedeelde mailbox of het teamkanaal, zodat het gesprek traceerbaar blijft.
- Wie beslist
- Prijs, korting, leverdatum en commerciële voorwaarden worden altijd door een medewerker bevestigd. De AI-collega stelt voor, de mens tekent af.
- Controle
- Bij een nieuwe klant, een klacht, een afwijkende conditie of een aanvraag buiten het assortiment gaat het direct naar een medewerker, zonder voorstel. De AI-collega neemt het uitzoekwerk en de eerste opzet, de binnendienst houdt de commerciële pen.
- 3
Leren
Goedgekeurde lessen worden omgezet in gedeelde werkinstructies.
- Klantspecifieke voorkeuren. Een klant die altijd verpakkingseenheid 12 wil in plaats van 6. Na goedkeuring wordt dat een vaste regel bij elke aanvraag van die klant.
- Productalternatieven. Is artikel A uit loop, dan wordt artikel B het geaccepteerde alternatief voor die klant.
- Aanvraagpatronen. Ontbreekt bij een productgroep in 8 van de 10 aanvragen de leverdatum, dan wordt die standaard uitgevraagd.
- Prijs- en conditieregels. Krijgt een klantgroep staffel 3 in plaats van staffel 2, dan wordt dat vastgelegd als context bij de aanvraag.
- Formuleringen. De toon en opbouw die de binnendienst goedkeurt, worden de standaard.
Elke goedgekeurde correctie wordt onderdeel van de gedeelde werkinstructie, niet van een persoonlijk notitieblok. Een nieuwe medewerker of uitzendkracht werkt daardoor vanaf dag één met dezelfde kennis als de senior verkoper.
Businesscase
Eén proces bewijst. Meer processen verdienen.
Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de verkoopbare waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.
| Fase | Scope | Uur per rol | Totaal uren | Herwonnen waarde | Kosten die wegvallen | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 proces | 2,5 | 8 | €2.273 | €330 | €2.603 | 1,7× |
| 2 | 3 processen | 5,0 | 15 | €4.546 | €605 | €5.152 | 3,4× |
| 3 | 6 processen | 8,0 | 24 | €7.274 | €880 | €8.154 | 5,4× |
| 4 | alle processen | 11,0 | 33 | €10.002 | €1.100 | €11.102 | 7,4× |
Wat dit betekent
De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren mee.
Eerlijke grenzen
De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant tijdens de inwerkperiode worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen en omzetcijfers in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.
Veelgestelde vragen
De vragen die we het vaakst krijgen
Onze productkennis is te specifiek, dat snapt een AI nooit.+
Onze prijzen en klantafspraken zijn te gevoelig.+
We hebben al een ERP met AI.+
Onze aanvragen komen via de telefoon, niet via de mail.+
We hebben geen tijd om dit te implementeren.+
Het alternatief
Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet
Copilot of generieke AI in Microsoft 365
Schrijft een mailtje, maar kent uw assortiment, klantafspraken en voorraad niet. Geen koppeling met het ERP en geen goedgekeurde kennislaag.
Koppelt meerdere bronnen en leert van goedgekeurde correcties.
ERP-modules van AFAS, Exact of Business Central
Sterk in order- en voorraadbeheer, maar het ERP is niet de plek waar de klantvraag binnenkomt en waar uitzonderingen leven.
Landt precies op de aanvraag in de mailbox, vóór het ERP.
Een B2B-portaal zoals Sana of Shopify B2B
Lost het bestelgemak op voor klanten die zelf willen bestellen, maar niet het uitzoekwerk voor aanvragen per mail of telefoon.
Pakt juist de aanvragen die niet via het portaal komen.
Een bureau of maatwerk-software
Duur, traag, en het resultaat is vaak een script dat niemand onderhoudt. Het leert niets van de dagelijkse correcties van uw team.
Vaste maandprijs en een leerlaag die met het team meegroeit.
Niets doen
De meest voorkomende keuze. De binnendienst blijft zoeken, de senior verkoper blijft onvervangbaar en het personeelstekort maakt dat onhoudbaar.
Eén proces dat u in 1 maand samen inwerkt, meetbaar op respons- en zoektijd.
Bronnen
Waar de cijfers vandaan komen
- CBS StatLine, Bedrijven; bedrijfstak (81589NED), 2026 KW3
- CBS StatLine, Vestigingen van bedrijven; bedrijfstak, regio (81578NED)
- CBS StatLine, Handel en diensten; omzet- en productieontwikkeling (85828NED)
- KVK, Trendrapport tweede kwartaal 2026
- AFAS, branche Handel
- Exact, handelssoftware voor handelsbedrijven
- Microsoft, Dynamics 365 Business Central
- Sana Commerce, B2B Commerce Platform
- evofenedex, kennisknooppunt voor handel en logistiek
- FHI, federatie van technologiebranches
Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant tijdens de inwerkperiode geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI
JOUW AANSPREEKPUNT
Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en werken het in 1 maand bij jullie in. Daarna kiezen jullie of de proeftijd wordt verlengd.