Groothandel en distributie

Je senior verkoper is je informatiesysteem.

In een groothandel met 5 tot 50 medewerkers zit de productkennis in het hoofd van de binnendienst. Elke aanvraag begint opnieuw met zoeken. Een AI-collega maakt productvragen en offerteaanvragen compleet en zet een eerste antwoord klaar. Jouw binnendienst houdt de commerciële pen.

Declarabele uurwaarde

€70 per uur

ROI bij 1 proces

1,7×

ROI volledige rol

7,4×

Eerste proces binnen 2 weken live
Prijs en condities worden altijd door een mens bevestigd
Geen ERP-migratie nodig
EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie

Plan een intake Bekijk de businesscase

Markt en segment

Zo ziet de groothandelsmarkt eruit

De groothandel is een volwassen markt waarin het aantal spelers daalt terwijl het volume stijgt. Dat zet direct druk op de binnendienst: meer aanvragen, minder mensen.

Bedrijven in groothandel en handelsbemiddeling (SBI 46, CBS 2026KW3): 78.960
Bedrijven met 1 werkzaam persoon: 50.025
Bedrijven met 2 werkzame personen: 10.085
Bedrijven met 3 tot 5 werkzame personen: 5.765
Bedrijven met 5 tot 10 werkzame personen: 5.310
Bedrijven met 10 tot 20 werkzame personen: 3.445
Bedrijven met 20 tot 50 werkzame personen: 2.705
Bedrijven met 50 tot 100 werkzame personen: 910
Kernzone van 5 tot 50 werkzame personen: 11.460 bedrijven
Omzetindex groothandel (2021 is 100, 2026 KW2): 124,6
Omzetgroei groothandel jaar op jaar: +8,8%
Ontwikkeling aantal bedrijven sinds 2024 KW3: van 82.370 naar 78.960
Vestigingen in SBI 46 naar regio: 87.095
Concentratie in Zuid-Holland, Noord-Holland, Noord-Brabant en Gelderland: ruim 58.000 vestigingen

Doelgroep

Groothandelaren, distributeurs, importeurs en technische handel met 5 tot 50 medewerkers, een binnendienst, een buitendienst en een ERP-pakket, maar nog geen eigen IT-afdeling.

Kanttekening bij de cijfers

Het blok van 50 tot 100 werkzame personen (910 bedrijven) is een tweede ring: groot genoeg om het probleem te voelen, klein genoeg om nog geen maatwerk-softwareproject te hebben lopen. De grootste technische blokken zitten in industriemachines en gespecialiseerde groothandel, precies de bedrijven met productspecificaties, alternatieven en klantspecifieke prijsafspraken.

Terugkerende processen

Waar de week naartoe gaat

Binnenkomende productvraag uitzoeken

Een klant vraagt om artikel X, variant Y, levertijd of een alternatief. De binnendienst zoekt in het ERP, de prijslijst, oude mailwissel en bij de buitendienst.

Offerteaanvraag compleet maken

Specificaties, aantal, verpakking, leveradres, gewenste leverdatum en referentie. Bij ontbrekende informatie gaat de aanvraag heen en weer.

Offerte opstellen met klantspecifieke prijsafspraken

Kortingsgroepen, contractprijzen, staffels en afwijkende condities per klant.

Orderinvoer en orderbevestiging

Van offerte of mailorder naar een ERP-order, met controle op voorraad, prijs en levertijd.

Voorraad- en levertijdvragen beantwoorden

Heb je het op voorraad en wanneer kan het er zijn. Dit zijn de vragen die de binnendienst het vaakst onderbreken.

Inkoop- en leveranciersprijzen bijhouden

Prijswijzigingen, inkoopcondities en vervangende artikelen bij uitloop.

Orderstatus en klachtopvolging

Waar blijft de zending, wat is er misgegaan en wie bellen we terug.

Webshop- en marktplaatsorders verwerken

Orders uit de eigen webshop of kanaalplatforms moeten naar dezelfde voorraad- en prijslogica als de binnendienst.

Systeemlandschap

Waar de informatie nu staat

ERP en boekhouding

Exact Online ERP Handel, AFAS branche Handel, Unit4 en Microsoft Dynamics 365 Business Central met voorraadprognoses en magazijnbeheer

E-commerce en B2B-portaal

Sana Commerce, Shopify, WooCommerce en Tradebyte voor marktplaatsen

Communicatie en documenten

Outlook en Exchange, gedeelde mailboxen, Excel-prijslijsten, PDF-productbladen en soms een CRM naast het ERP

Brancheorganisaties

evofenedex voor internationale handel en logistiek, FHI voor technologieleveranciers

Pijn en kosten

Wat het nu kost

Zoektijd in de binnendienst

Een medewerker die per productvraag 5 tot 15 minuten zoekt in ERP, prijslijsten en oude mails verliest bij 15 tot 25 aanvragen per dag al snel 1,5 tot 3 uur per dag aan uitzoekwerk. Aanname op basis van procesanalyse, er is geen gepubliceerde benchmark voor deze branche.

Heen en weer met de klant

Onvolledige aanvragen op het gebied van verpakking, aantal, leverdatum of specificatie leiden tot extra mailrondes. Elke ronde kost doorlooptijd en verhoogt de kans dat de klant elders bestelt.

Gemiste omzet door trage respons

In een markt met 8,8% omzetgroei en een dalend aantal spelers gaat het ordervolume omhoog. Wie niet binnen het uur antwoordt, verliest de aanvraag aan een concurrent die dat wel doet.

Prijsfouten

Klantspecifieke kortingen en staffels die verkeerd worden toegepast kosten marge. Correctie achteraf kost creditnotas en administratie.

Afhankelijkheid van één persoon

De verkoper of binnendienstmedewerker met 15 tot 25 jaar productkennis is feitelijk het informatiesysteem. Bij vertrek of ziekte valt de responstijd stil.

Kennislekkage tussen buiten- en binnendienst

Wat de buitendienst bij een klant afspreekt, bereikt de binnendienst niet altijd. De volgende aanvraag begint weer bij nul.

Het ideale eerste proces

Productvragen en offerteaanvragen compleet maken en een eerste antwoord of offertevoorbereiding klaarzetten

Hoog volume, laag risico. Elke aanvraag is een aparte, herkenbare eenheid. De AI-collega bereidt voor, de mens controleert en er gaat niets automatisch de deur uit.
Directe doorlooptijdwinst. Respons- en zoektijd zijn de twee grootste tijdvreters, en dit proces raakt ze allebei.
Het is het eerste contact met de klant. Sneller en completer antwoorden wint orders. Dat is omzet, niet alleen besparing.
Geen ERP-migratie nodig. De AI-collega leest aanvragen en goedgekeurde productinformatie en hoeft het ERP niet te vervangen.
De les is herbruikbaar. Elke goedgekeurde correctie over verpakking, alternatief of klantafspraak maakt de volgende aanvraag beter.

En daarna

Orderinvoer en voorraadmutaties blijven buiten de eerste scope: daar zit mutatierisico in het ERP en dat vraagt een langere vertrouwensopbouw.

Koppelen, samenwerken, leren

Zo werkt de AI-collega in de praktijk

Koppelen

Alles wat de AI-collega als feit gebruikt, moet een aanwijsbare goedgekeurde bron hebben. Geen schattingen van prijs of voorraad.

•De gedeelde aanvraagmailbox, bijvoorbeeld verkoop of info, waar de aanvraag binnenkomt.
•Goedgekeurde productinformatie: productbladen, specificaties, alternatievenlijst, verpakkings- en eenheidscodes.
•Prijslijsten en commerciële afspraken: kortingsgroepen, staffels en klantspecifieke condities, aangeleverd als gecontroleerde bestanden of export.
•CRM- of relatiegegevens met klantnaam, contactpersoon, eerdere aanvragen en afspraken.
•Voorraad- en leverinformatie via een export of rapport uit Exact Online, AFAS, Unit4 of Business Central, of als dagelijkse gecontroleerde momentopname.
•Webshop- of kanaalorders waar van toepassing.

EU-hosting
Verwerkersovereenkomst
Logging van elke actie
Alleen goedgekeurde bronnen worden gekoppeld
Prijs en condities worden altijd door een mens bevestigd

Samenwerken

Wat de AI-collega voorbereidt: De AI-collega leest de binnenkomende aanvraag, haalt de klanthistorie op, controleert op ontbrekende specificaties zoals aantal, verpakking, leverdatum en gewenste variant, zoekt passende producten en alternatieven en zet een conceptantwoord of concept-offertevoorstel klaar.
Wat hij terugvraagt: Ontbreekt er iets, dan stelt hij gerichte vragen aan de klant of aan de binnendienstmedewerker, in de eigen gedeelde mailbox of het teamkanaal, zodat het gesprek traceerbaar blijft.
Wie beslist: Prijs, korting, leverdatum en commerciële voorwaarden worden altijd door een medewerker bevestigd. De AI-collega stelt voor, de mens tekent af.
Controle: Bij een nieuwe klant, een klacht, een afwijkende conditie of een aanvraag buiten het assortiment gaat het direct naar een medewerker, zonder voorstel. De AI-collega neemt het uitzoekwerk en de eerste opzet, de binnendienst houdt de commerciële pen.

Leren

Goedgekeurde lessen worden omgezet in gedeelde werkinstructies.

Klantspecifieke voorkeuren. Een klant die altijd verpakkingseenheid 12 wil in plaats van 6. Na goedkeuring wordt dat een vaste regel bij elke aanvraag van die klant.
Productalternatieven. Is artikel A uit loop, dan wordt artikel B het geaccepteerde alternatief voor die klant.
Aanvraagpatronen. Ontbreekt bij een productgroep in 8 van de 10 aanvragen de leverdatum, dan wordt die standaard uitgevraagd.
Prijs- en conditieregels. Krijgt een klantgroep staffel 3 in plaats van staffel 2, dan wordt dat vastgelegd als context bij de aanvraag.
Formuleringen. De toon en opbouw die de binnendienst goedkeurt, worden de standaard.

Elke goedgekeurde correctie wordt onderdeel van de gedeelde werkinstructie, niet van een persoonlijk notitieblok. Een nieuwe medewerker of uitzendkracht werkt daardoor vanaf dag één met dezelfde kennis als de senior verkoper.

Businesscase

Eén proces bewijst. Meer processen verdienen. De prijs blijft gelijk.

Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de verkoopbare waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.

Fase	Scope	Uur per rol	Totaal uren	Herwonnen waarde	Kosten die wegvallen	Waarde per maand	ROI
1	1 proces	2,5	8	€2.273	€330	€2.603	1,7×
2	3 processen	5,0	15	€4.546	€605	€5.152	3,4×
3	6 processen	8,0	24	€7.274	€880	€8.154	5,4×
4	alle processen	11,0	33	€10.002	€1.100	€11.102	7,4×

Wat dit betekent

De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren, zonder dat de prijs meestijgt.

Eerlijke grenzen

De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant in de pilot worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen en omzetcijfers in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.

Veelgestelde vragen

De vragen die we het vaakst krijgen

Onze productkennis is te specifiek, dat snapt een AI nooit.

Klopt, daarom leert hij het van uw mensen. Elke goedgekeurde correctie wordt onderdeel van de gedeelde werkinstructie. Hij vervangt de senior verkoper niet, hij zorgt dat diens kennis ook bij de rest staat.

Onze prijzen en klantafspraken zijn te gevoelig.

De AI-collega stelt alleen voor. Prijs en condities worden altijd door een medewerker bevestigd en er gaat niets automatisch de deur uit. EU-hosting en een verwerkersovereenkomst zijn standaard.

We hebben al een ERP met AI.

Business Central en AFAS hebben voorraadprognoses en magazijnfuncties. Die lossen het ERP-probleem op. Uw probleem begint eerder: de aanvraag in de mailbox, met ontbrekende informatie en kennis die niet in het ERP staat. Daar zit geen ERP-functie.

Onze aanvragen komen via de telefoon, niet via de mail.

Dan starten we met de aanvragen die wel schriftelijk binnenkomen en met de uitgaande offertevoorbereiding. Zodra de eerste resultaten er zijn, breiden we uit naar telefoonnotities en het teamkanaal.

We hebben geen tijd om dit te implementeren.

De pilot kost u per week een half uur: bronnen aanleveren en correcties goedkeuren. Dat is minder dan de zoektijd van één dag. Wij doen de inrichting.

Het alternatief

Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet

Copilot of generieke AI in Microsoft 365

Schrijft een mailtje, maar kent uw assortiment, klantafspraken en voorraad niet. Geen koppeling met het ERP en geen goedgekeurde kennislaag.

Koppelt meerdere bronnen en leert van goedgekeurde correcties.

ERP-modules van AFAS, Exact of Business Central

Sterk in order- en voorraadbeheer, maar het ERP is niet de plek waar de klantvraag binnenkomt en waar uitzonderingen leven.

Landt precies op de aanvraag in de mailbox, vóór het ERP.

Een B2B-portaal zoals Sana of Shopify B2B

Lost het bestelgemak op voor klanten die zelf willen bestellen, maar niet het uitzoekwerk voor aanvragen per mail of telefoon.

Pakt juist de aanvragen die niet via het portaal komen.

Een bureau of maatwerk-software

Duur, traag, en het resultaat is vaak een script dat niemand onderhoudt. Het leert niets van de dagelijkse correcties van uw team.

Vaste maandprijs en een leerlaag die met het team meegroeit.

Niets doen

De meest voorkomende keuze. De binnendienst blijft zoeken, de senior verkoper blijft onvervangbaar en het personeelstekort maakt dat onhoudbaar.

Eén proces live in twee weken, meetbaar op respons- en zoektijd.

Prijs en pilot

De prijs groeit langzamer dan de waarde

De prijs hangt niet aan één chatbot-taak, maar aan het aandeel van het terugkerende proceswerk dat de AI-collega overneemt. Het standaardtarief is €1.499 per maand, inclusief 5 miljard tokens.

De pilot blijft €500 eenmalig voor twee weken, met twee kernprocessen. Klein genoeg om zonder aanbesteding of MT-besluit te starten.

Fase	Scope	Maandprijs	Waarde per maand	ROI
Pilot	2 kernprocessen, 2 weken	€500 eenmalig	bewijs op één meetlat	n.v.t.
1	1 proces	€1.499	€2.603	1,7×
2	3 processen	€1.499	€5.152	3,4×
3	6 processen	€1.499	€8.154	5,4×
4	alle processen	€1.499	€11.102	7,4×

Boven de standaardscope

Boven de standaardscope wordt de prijs per organisatie bepaald. De prijs blijft per organisatie, niet per gebruiker, en tokens worden per kalendermaand gerekend. Meerdere rollen of een EU-variant met eigen modelroute is maatwerk.

Klein team

Voor een klein team geldt een licht tarief met 1 miljard tokens, met een instap in fase 1 of 2.

Waarom dit werkt

Een binnendienstmedewerker kost all-in €3.800 tot €4.600 per maand en is door de structurele krapte nauwelijks te vinden. Het standaardtarief blijft gelijk terwijl de scope groeit, waardoor de businesscase per fase beter wordt in plaats van slechter.

Bronnen

Waar de cijfers vandaan komen

Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant in de pilot geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.

DE MENSEN ACHTER MATCH-AI

Je werkt met mensen, niet met een anoniem dashboard

Match-AI is een team van mede-eigenaren met een achtergrond in sales, marketing, financiering en techniek, aangevuld met specialisten voor support en marketing. Elk traject krijgt een vaste aanspreekpartner die meedenkt over proces, adoptie en resultaat.

Maak kennis met het team

Peter van de Groep

Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI

JOUW AANSPREEKPUNT

Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?

Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en meten in twee weken of het echt tijd oplevert.

Neem contact op met Peter