Schoonmaakbedrijven
De schoonmaaksector draait op mensen die op locatie werken. Eén proces bewijst, meer processen verdienen. De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist.
Declarabele uurwaarde
€42 per uur
ROI bij 1 proces
1,1×
ROI volledige rol
4,7×
Markt en segment
De schoonmaaksector draait op mensen die op locatie werken. Van de ruim 27.000 schoonmaakbedrijven in Nederland bestaat bijna tachtig procent uit eenmansbedrijven, terwijl het werk zelf in ploegen en op vaste tijden moet gebeuren. Planning, uren en klachten lopen daardoor snel door elkaar.
Doelgroep
Nederlandse schoonmaak- en glazenwassersbedrijven met 5 tot 100 medewerkers die meerdere objecten per dag bedienen, zoals kantoren, scholen, zorglocaties en bedrijfshallen. Vaak een eigen planner of teamleider die de roosters maakt, en een administratie die losstaat van de planning.
Kanttekening bij de cijfers
Primair onderbouwd met CBS-cijfers over bedrijfsaantallen, ziekteverzuim en arbeidskosten, en met de eigen sectorcijfers van Schoonmakend Nederland. Wat niet primair is onderbouwd: de omzetverdeling per bedrijfsgrootte en de exacte kosten van no-show of herstelwerk. Die laatste zijn in dit document als Aanname gelabeld.
Terugkerende processen
Een potentiële opdrachtgever meldt zich per mail of telefoon. Er moet een opname worden gepland, het aantal vierkante meter en de frequentie worden vastgelegd en de vraag worden doorgestuurd naar de juiste persoon.
Op basis van de opname wordt bepaald hoeveel uur per bezoek nodig is, welke middelen en machines nodig zijn en wat de aanbieding wordt. Dit gebeurt vaak in een losse spreadsheet naast het klantdossier.
Medewerkers worden ingeroosterd per object, rekening houdend met beschikbaarheid, reistijd, vakanties en verzuim. Wijzigingen komen vaak laat binnen en moeten handmatig door het rooster.
De medewerker voert het werk uit en tekent af, meestal op papier of via een app. Afwijkingen, extra werk en ontbrekende sleutels worden mondeling of via WhatsApp doorgegeven.
Een opdrachtgever meldt dat iets niet goed is gegaan. Er moet worden bepaald wie teruggaat, wanneer dat past in het rooster en of het om een klacht of om extra werk gaat.
Gewerkte uren worden verzameld uit briefjes, apps en appjes, daarna overgetypt in de loonadministratie. Verschillen tussen gepland en gewerkt komen pas aan het einde van de periode boven tafel.
Per object en per periode wordt gefactureerd. Meerwerk, gemiste bezoeken en prijsafspraken moeten handmatig worden meegenomen, anders verdwijnen ze uit de factuur.
Periodiek wordt gecontroleerd of het werk op niveau is en wordt er gerapporteerd. Dit gebeurt vaak alleen als de opdrachtgever erom vraagt, niet als vast ritme.
Systeemlandschap
Hebbes, CleanManager, FieldBuddy
TimeTell, Nmbrs
FieldBuddy, WerkbonApp
Exact Online, Moneybird, Visma eAccounting
Microsoft 365, WhatsApp Business
Keurmerk Schoon, eigen hygiëneplan en controlelijsten
Pijn en kosten
Een ziekmelding betekent dat een object niet of half wordt gedaan. Aanname: bij een verzuimpercentage van 7,1 procent en een rooster dat op de dag zelf wordt gevuld, kost het vinden van vervanging per melding al snel een half uur tot een uur aan bel- en appwerk. Dat uur is niet declarabel.
Als een klacht binnenkomt, gaat er iemand terug. Aanname: een deel van die terugritten wordt nooit als meerwerk gefactureerd, omdat de afspraak daarover niet is vastgelegd op het moment dat de klacht binnenkwam.
Het rooster staat in een planningspakket, de wijzigingen in WhatsApp en de uren op papier. Aanname: het samenbrengen van die drie bronnen kost een planner per week enkele uren die niet aan de klant worden doorbelast.
Uren van tientallen medewerkers worden overgetypt en gecontroleerd. Aanname: fouten in die stap leiden tot correcties achteraf, en correcties achteraf kosten meer tijd dan de oorspronkelijke invoer.
Meerwerk en gemiste bezoeken worden pas bij het opmaken van de factuur verzameld. Aanname: wat niet binnen een week wordt vastgelegd, wordt in de praktijk regelmatig vergeten.
Wie welke locatie kent, welke sleutel waar hangt en welke opdrachtgever strikte eisen heeft, staat in het hoofd van een paar mensen. Bij vakantie of vertrek verdwijnt die kennis.
Het ideale eerste proces
En daarna
Urenregistratie en urencontrole
Koppelen, samenwerken, leren
De AI-collega leest uit de bestaande systemen en mailboxen, bijvoorbeeld Hebbes, CleanManager, FieldBuddy. Er wordt niets vervangen: de AI-collega haalt zijn feiten uit de bronnen die er al zijn.
De AI-collega leert van de manier waarop dit bedrijf met meldingen en klachten omgaat. Hij begint met de vaste afspraken en wordt scherper naarmate er meer meldingen zijn afgehandeld.
Het belangrijkste dat de AI-collega moet leren is wanneer hij niets zelfstandig mag doen. Een klacht over veiligheid of een opdrachtgever die een contract bespreekt gaat altijd naar een mens.
Businesscase
Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de declarabele waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.
| Fase | Scope | Uur per rol | Totaal uren | Herwonnen waarde | Kosten die wegvallen | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 proces | 2.5 | 8 | €1.364 | €300 | €1.664 | 1,1× |
| 2 | 3 processen | 5.0 | 15 | €2.728 | €550 | €3.278 | 2,2× |
| 3 | 6 processen | 8.0 | 24 | €4.365 | €800 | €5.165 | 3,4× |
| 4 | alle processen | 11.0 | 33 | €6.001 | €1.000 | €7.001 | 4,7× |
Wat dit betekent
De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren, zonder dat de prijs meestijgt.
Eerlijke grenzen
De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant in de pilot worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.
Veelgestelde vragen
Het alternatief
Een extra planner aannemen
Dat lost het volume op, maar niet het patroon: dezelfde gegevens blijven in mail, WhatsApp en losse bestanden staan.
De AI-collega pakt de bestaande stroom aan zonder dat er een volledige functie bij komt.
Een duur planningspakket vervangen
Een migratie kost maanden en raakt iedereen in het bedrijf, terwijl het probleem vaak in de informatiestroom zit en niet in het rooster zelf.
Bestaande systemen blijven staan. Er wordt alleen een laag toegevoegd die meldingen en afspraken vastlegt.
Een generieke chatbot op de website
Die kent de objecten, contracten en afspraken van dit bedrijf niet en kan dus geen melding correct doorzetten.
De AI-collega werkt met de eigen klantdossiers en roosters.
Niets doen en blijven werken met WhatsApp en Excel
Dat werkt tot het aantal objecten groeit. Vanaf dat punt kost het opzoeken en overtypen meer tijd dan het oplevert.
Het eerste proces is juist gekozen omdat het nu al tijd kost, ook zonder groei.
Een administratiekantoor dat de uren verwerkt
Dat kantoor verwerkt wat wordt aangeleverd, maar lost de aanlevering zelf niet op.
De AI-collega zit aan de voorkant, waar de gegevens ontstaan.
Prijs en pilot
De prijs hangt niet aan één chatbot-taak, maar aan het aandeel van het terugkerende proceswerk dat de AI-collega overneemt. Het standaardtarief is €1.499 per maand, inclusief 5 miljard tokens.
De pilot blijft €500 eenmalig voor twee weken, met twee kernprocessen. Klein genoeg om zonder aanbesteding of MT-besluit te starten.
| Fase | Scope | Maandprijs | Waarde per maand | ROI |
|---|---|---|---|---|
| Pilot | 2 kernprocessen, 2 weken | €500 eenmalig | bewijs op één meetlat | n.v.t. |
| 1 | 1 proces | €1.499 | €1.664 | 1,1× |
| 2 | 3 processen | €1.499 | €3.278 | 2,2× |
| 3 | 6 processen | €1.499 | €5.165 | 3,4× |
| 4 | alle processen | €1.499 | €7.001 | 4,7× |
Boven de standaardscope
Boven de standaardscope wordt de prijs per organisatie bepaald. De prijs blijft per organisatie, niet per gebruiker, en tokens worden per kalendermaand gerekend. Meerdere rollen of een EU-variant met eigen modelroute is maatwerk.
Klein team
In een team van 1 tot 3 personen geldt het lichte tarief van €499 per maand met 1 miljard tokens, met een instap in fase 1 of 2.
Waarom dit werkt
De AI-collega neemt proceswerk over tegen een verkoopbare waarde van €42 per uur. Het standaardtarief blijft gelijk terwijl de scope groeit, waardoor de businesscase per fase beter wordt in plaats van slechter.
Bronnen
Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant in de pilot geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.
DE MENSEN ACHTER MATCH-AI
Match-AI is een team van mede-eigenaren met een achtergrond in sales, marketing, financiering en techniek, aangevuld met specialisten voor support en marketing. Elk traject krijgt een vaste aanspreekpartner die meedenkt over proces, adoptie en resultaat.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI
JOUW AANSPREEKPUNT
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en meten in twee weken of het echt tijd oplevert.
