VvE-beheer en vastgoedbeheer

Elke VvE heeft eigen afspraken en eigen stukken

Nederland telt ruim 135 duizend Verenigingen van Eigenaars en ruim drie miljoen meergezinswoningen, beheerd door een kleine groep beheerkantoren. Eén proces bewijst, meer processen verdienen. De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist.

Declarabele uurwaarde

€105 per uur

ROI bij 1 proces

2,5×

ROI volledige rol

10,7×

Eerste proces binnen 2 weken live
De AI-collega bereidt voor, jouw team beslist
Klantafspraken worden vaste regels na jouw goedkeuring
EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie

Plan een intake Bekijk de businesscase

Markt en segment

Zo ziet de markt voor VvE-beheer eruit

Nederland telt ruim 135 duizend Verenigingen van Eigenaars en ruim drie miljoen meergezinswoningen, beheerd door een kleine groep beheerkantoren. Het werk bestaat uit vaste ritmes: vergaderstukken, onderhoudsplanning, meerjarenonderhoud en financiële afstemming met het bestuur. Bijna al dat werk komt neer op gegevens uit meerdere systemen bij elkaar zoeken en er een stuk van maken.

Verenigingen van Eigenaars met minimaal een woning, 1 januari 2022: ruim 135.000 VvE's
Meergezinswoningen in de woningvoorraad, 1 januari 2026: 3.105.433 woningen
Verhuur en handel van onroerend goed (SBI 68), bedrijven: 41.730 bedrijven
Bemiddeling en beheer van onroerend goed (SBI 683), bedrijven: 23.780 bedrijven
Beheer van onroerend goed (SBI 6832), bedrijven: 10.870 bedrijven, waarvan 9.210 eenmansbedrijf
Verhuur en handel van onroerend goed (SBI 68), eenmansbedrijven: 32.910 van 41.730 bedrijven
Arbeidskosten per gewerkt uur, verhuur en handel van onroerend goed (SBI L), 2024: 51,70 euro per uur
Arbeidskosten per voltijdeenheid, verhuur en handel van onroerend goed (SBI L), 2024: 86.200 euro per voltijdeenheid
Openstaande vacatures verhuur en handel van onroerend goed, 2e kwartaal 2026: 2.900 vacatures
Eigenaren van huurwoningen, 2025: 416.160 eigenaren
Eigenaren met 3 tot 10 huurwoningen, 2025: 31.080 eigenaren
Aandeel VvE's in Zuid- en Noord-Holland, 2022: 65 procent van alle VvE's
Groei van het aantal VvE's tussen 2015 en 2022: ruim 8 procent, van 125.000 naar ruim 135.000

Doelgroep

VvE-beheerkantoren en vastgoedbeheerders met 5 tot 50 medewerkers, met een portefeuille van honderd tot enkele duizenden appartementen. De sweet spot is het kantoor van 5 tot 20 medewerkers waar de beheerder naast de portefeuille ook vergaderstukken, onderhoudsplanning en bestuurscommunicatie doet.

Kanttekening bij de cijfers

De aantallen VvE's, meergezinswoningen, bedrijven, arbeidskosten en vacatures komen rechtstreeks uit CBS en zijn primair onderbouwd. De omvang van de doelgroep (kantoren van 5 tot 50 medewerkers) is daaruit afgeleid. Uitspraken over tijdwinst per proces en over de directe besparing zijn aannames en staan als zodanig gelabeld.

Terugkerende processen

Waar de week naartoe gaat

Vergaderstukken en notulen voorbereiden

Agenda, financiële stukken en actiepunten per VvE omzetten in een compleet vergaderdossier.

Meerjarenonderhoudsplan actualiseren

Inspecties, offertes en het bestaande plan samenbrengen tot een actueel meerjarenoverzicht.

Bestuur en eigenaren informeren

Besluiten, wijzigingen en planning omzetten in een begrijpelijk bericht per VvE.

Offertes en onderhoudsopdrachten vergelijken

Binnengekomen offertes naast elkaar zetten en de verschillen per post zichtbaar maken.

Servicekosten en begroting bewaken

Uitgaven, bijdragen en begroting vergelijken en afwijkingen per VvE op een rij zetten.

Achterstallige bijdragen opvolgen

Openstaande posten en betaalafspraken volgen en een voorstel voor de volgende stap maken.

Mutaties in het eigenaarsbestand verwerken

Verkopen, splitsingen en nieuwe eigenaren verwerken in de administratie en de communicatie.

Jaarstukken en MJOP-rapportages samenstellen

Kengetallen, onderhoudsstatus en financiën bundelen tot een rapportage per VvE.

Systeemlandschap

Waar de informatie nu staat

VvE-beheersoftware

Vabi (Vitec Vabi), Reasult, VvE Manager, VvE Beheer.nu

Vastgoed en onderhoud

Vabi Vastgoed, Capture, Gebiedonline

Financiële administratie

Exact Online, Moneybird, SnelStart

Documenten en vergaderstukken

Microsoft 365 met SharePoint, Teams en Outlook

Eigenarenportaal en communicatie

het eigen portaal van het beheerkantoor, plus e-mail

Vakkennis en regelgeving

VvE Belang, Vereniging Eigen Huis

Pijn en kosten

Wat het nu kost

Elke VvE heeft eigen afspraken en eigen stukken

Vergaderritme, toon en aanleverwijze verschillen per bestuur. Aanname: bij een portefeuille van honderd tot driehonderd VvE's kost dit per beheerder een halve tot een hele werkdag per week aan opzoeken en opnieuw opbouwen.

Vergaderstukken kosten per VvE steeds opnieuw tijd

Agenda, financiële stukken en actiepunten worden per VvE met de hand samengesteld. Aanname: twee tot vier uur per vergadering per VvE.

Onderhoudsplanning raakt achter op de actualiteit

Inspecties, offertes en uitvoering staan in verschillende overzichten. Het meerjarenplan loopt daardoor achter.

Communicatie met bestuur en eigenaren loopt via losse mailtjes

Vragen komen binnen via mail en telefoon en worden per VvE bijgehouden. Er is geen eenduidig beeld van wat openstaat.

Financiële afwijkingen worden pas laat gezien

Servicekosten en begroting worden periodiek naast elkaar gelegd. Afwijkingen komen vaak pas bij de jaarstukken aan het licht.

Kennis en ervaring verdwijnen met vertrek van een beheerder

De afspraken per VvE zitten in het hoofd en in losse bestanden. Bij vertrek of ziekte valt het overzicht weg.

Het ideale eerste proces

Vergaderstukken en notulen voorbereiden

Het proces heeft een vast ritme per VvE, dus het effect is snel meetbaar.
De bronnen bestaan al: financiele administratie, onderhoudsplan en eerdere notulen.
Fouten zijn direct zichtbaar voor het bestuur, waardoor kwaliteit goed te controleren is.
Er zijn geen gevoelige beslissingen nodig, alleen voorbereiden en concepten aanleveren.
Binnen twee weken is aantoonbaar hoeveel uur de beheerder terugkrijgt.

En daarna

Meerjarenonderhoudsplan actualiseren

Koppelen, samenwerken, leren

Zo werkt de AI-collega in de praktijk

Koppelen

De AI-collega leest uit de bestaande systemen en mailboxen, bijvoorbeeld Vabi (Vitec Vabi), Reasult, VvE Manager, VvE Beheer.nu. Er wordt niets vervangen: de AI-collega haalt zijn feiten uit de bronnen die er al zijn.

•de mailbox van de beheerder
•de VvE-beheersoftware, bijvoorbeeld Vabi of Reasult
•de financiële administratie, bijvoorbeeld Exact Online of SnelStart
•het meerjarenonderhoudsplan en de inspectierapporten
•de notulen en vergaderstukken van eerdere jaren
•het eigenarenportaal en de servicekostenoverzichten

Er is een functioneel account met leesrechten op de genoemde bronnen.
De AI-collega verstuurt niets naar bestuur of eigenaren zonder goedkeuring van de beheerder.
Verwerkersovereenkomst en EU-hosting zijn geregeld voordat er gegevens worden gelezen.
Gegevens van eigenaren blijven in de bestaande systemen en worden niet los opgeslagen.
Elke voorbereide actie wordt gelogd met tijdstip, bron en status.

Samenwerken

Wat de AI-collega voorbereidt: vergaderdossiers, conceptnotulen, onderhoudsoverzichten en conceptberichten per VvE
Wat hij terugvraagt: bij ontbrekende stukken, tegenstrijdige bedragen of een vraag die een bestuursbesluit raakt
Wie beslist: de beheerder en het bestuur, over inhoud, prioriteit en alle financiële keuzes
Controle: de AI-collega levert nooit rechtstreeks aan bestuur, eigenaren of leveranciers zonder vrijgave van een medewerker

Leren

De AI-collega leert van goedgekeurde stukken en van de vaste afspraken per VvE.

Toon en vaste stukken. Na goedkeuring van een vergaderstuk of bericht worden opbouw, toon en vaste formuleringen meegenomen in de volgende versies.
Ritmes per VvE. Vergaderdata, begrotingsmomenten en inspectierondes komen als vaste punten in de voorbereiding.
Escalatieroutes. De AI-collega leert welke vragen altijd naar de beheerder of het bestuur gaan en welke zelfstandig kunnen worden voorbereid.
Vaste uitzonderingen per complex. Bijzonderheden per gebouw, bijvoorbeeld een achterstallig onderhoudspost of een betalingsregeling, worden als vaste uitzondering onthouden.

De lessen komen uitsluitend uit voorstellen die een medewerker heeft goedgekeurd, nooit rechtstreeks uit de mailbox of uit ongecontroleerde gegevens.

Businesscase

Eén proces bewijst. Meer processen verdienen. De prijs blijft gelijk.

Een chatbot doet één taak. Een AI-collega neemt een portfolio van processen over. De waarde zit in herwonnen productieve uren tegen de declarabele waarde van een uur, plus kosten die direct verdwijnen. Tijdwinst is geen ontslag.

Fase	Scope	Uur per rol	Totaal uren	Herwonnen waarde	Kosten die wegvallen	Waarde per maand	ROI
1	1 proces	2.5	8	€3.410	€300	€3.710	2,5×
2	3 processen	5.0	15	€6.820	€500	€7.320	4,9×
3	6 processen	8.0	24	€10.912	€750	€11.662	7,8×
4	alle processen	11.0	33	€15.003	€1.000	€16.003	10,7×

Wat dit betekent

De businesscase is geloofwaardig vanaf fase 1: al bij één proces herwint een kernrol-persoon een paar uur per week, plus directe kosten die verdwijnen. Naarmate meer processen meedoen groeit het aantal herwonnen uren, zonder dat de prijs meestijgt.

Eerlijke grenzen

De uurwaarde, de herwonnen uren per fase en de directe besparing zijn aannames en moeten per klant in de pilot worden geijkt. Alleen de bedrijfsaantallen in de marktsectie zijn primair onderbouwd. De groei is alleen haalbaar bij aantoonbare betrouwbaarheid en echte adoptie van de goedgekeurde lessen.

Veelgestelde vragen

De vragen die we het vaakst krijgen

Is dit wel veilig met gegevens van eigenaren en financiën?

De AI-collega leest alleen met een functioneel account en werkt binnen de bestaande systemen. Er wordt niets opnieuw opgeslagen buiten die systemen, er is een verwerkersovereenkomst en er wordt EU-gehost. Elke actie wordt gelogd.

Vervangt dit onze beheerders?

Nee. De AI-collega neemt het voorbereidende werk over, zoals stukken ordenen en concepten maken. De afweging en het contact met bestuur en eigenaren blijven bij de beheerder.

We hebben al VvE-beheersoftware.

Die blijft precies zoals die is. De AI-collega leest eruit en levert concepten terug. Er wordt geen systeem vervangen en er komt geen tweede administratie naast.

Elke VvE is anders.

Daarom leert de AI-collega per VvE van de goedgekeurde stukken en vaste afspraken. Verschillen tussen complexen zijn uitgangspunt, geen uitzondering.

Hoe snel zien we resultaat?

Het eerste proces is bedoeld om binnen twee weken live te staan, zodat het effect op uren direct meetbaar is voordat er meer processen meedoen.

Het alternatief

Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet

Losse AI-chatbot of ChatGPT-gebruik door medewerkers

Iedereen werkt met eigen prompts en eigen aannames, er is geen bron, geen logging en geen vaste afspraak over goedkeuring.

De AI-collega leest uit de bestaande systemen, werkt met goedgekeurde lessen en logt elke actie.

Uitbreiding van de bestaande VvE-beheersoftware

Die software registreert en rekent, maar stelt geen vergaderdossier op en schrijft geen bestuursbericht.

De AI-collega werkt bovenop de beheersoftware en levert kant-en-klare concepten aan.

Administratief bureau of backoffice

Werkt met vaste uren en externe medewerkers, kent de VvE niet en is duur per uur.

De AI-collega kent de eigen afspraken per VvE en werkt tegen een vaste maandprijs.

Een generieke AI-tool voor de vastgoedsector

Die is gericht op beleggers en verhuur, niet op de vergaderritmes en besluitvorming van een VvE.

De processen en systemen op deze pagina zijn specifiek voor VvE-beheer ingericht.

Zelf een oplossing bouwen met een developmentteam

Duurt maanden, vraagt onderhoud en legt het risico bij het kantoor zelf.

De AI-collega staat binnen twee weken op het eerste proces en groeit daarna per fase.

Prijs en pilot

De prijs groeit langzamer dan de waarde

De prijs hangt niet aan één chatbot-taak, maar aan het aandeel van het terugkerende proceswerk dat de AI-collega overneemt. Het standaardtarief is €1.499 per maand, inclusief 5 miljard tokens.

De pilot blijft €500 eenmalig voor twee weken, met twee kernprocessen. Klein genoeg om zonder aanbesteding of MT-besluit te starten.

Fase	Scope	Maandprijs	Waarde per maand	ROI
Pilot	2 kernprocessen, 2 weken	€500 eenmalig	bewijs op één meetlat	n.v.t.
1	1 proces	€1.499	€3.710	2,5×
2	3 processen	€1.499	€7.320	4,9×
3	6 processen	€1.499	€11.662	7,8×
4	alle processen	€1.499	€16.003	10,7×

Boven de standaardscope

Boven de standaardscope wordt de prijs per organisatie bepaald. De prijs blijft per organisatie, niet per gebruiker, en tokens worden per kalendermaand gerekend. Meerdere rollen of een EU-variant met eigen modelroute is maatwerk.

Klein team

In een team van 1 tot 3 personen geldt het lichte tarief van €499 per maand met 1 miljard tokens, met een instap in fase 1 of 2.

Waarom dit werkt

De AI-collega neemt proceswerk over tegen een verkoopbare waarde van €105 per uur. Het standaardtarief blijft gelijk terwijl de scope groeit, waardoor de businesscase per fase beter wordt in plaats van slechter.

Bronnen

Waar de cijfers vandaan komen

Bedrijfsaantallen en marktcijfers met een bron zijn geverifieerd op de genoemde bron. Alle bedragen, uren en percentages die als aanname zijn gemarkeerd, zijn onderbouwd maar niet primair geverifieerd en worden per klant in de pilot geijkt. Cijfers van softwareleveranciers zijn hun eigen opgave en niet onafhankelijk gecontroleerd.

DE MENSEN ACHTER MATCH-AI

Je werkt met mensen, niet met een anoniem dashboard

Match-AI is een team van mede-eigenaren met een achtergrond in sales, marketing, financiering en techniek, aangevuld met specialisten voor support en marketing. Elk traject krijgt een vaste aanspreekpartner die meedenkt over proces, adoptie en resultaat.

Maak kennis met het team

Peter van de Groep

Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI

JOUW AANSPREEKPUNT

Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?

Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en meten in twee weken of het echt tijd oplevert.

Neem contact op met Peter