Incassobureaus en debiteurenbeheerders verwerken duizenden dossiers tegelijk. De uitdaging is het vinden van de optimale communicatie-mix per debiteur: sommige debiteuren reageren op een vriendelijke herinnering, anderen hebben een formele aanmaning nodig. AI agents automatiseren de communicatiestromen per debiteurprofiel en verhogen de inningspercentages zonder de menselijke relatie te beschadigen.
Geautomatiseerde aanmaningsstroom
Een AI agent beheert de aanmaningsstroom per dossier: na het verstrijken van de betalingstermijn start automatisch een getrapt communicatieproces — vriendelijke herinnering (dag 3), formele aanmaning (dag 14), tweede aanmaning (dag 28), en bij uitblijven escalatie naar gerechtelijke procedure. Elke stap wordt automatisch gedocumenteerd in het dossier. Het systeem past de toon en het kanaal automatisch aan op basis van de respons: een debiteur die reageert via WhatsApp krijgt verdere communicatie via dat kanaal.
- Getrapte aanmaning: vriendelijk → formeel → juridisch escalatie
- Kanaaloptimalisatie: WhatsApp, e-mail, SMS, telefoon op basis van respons
- Automatische dossierupdates: elke communicatiestap vastleggen
- Escalatie-trigger: automatisch bij overschrijden deadline volgende stap
Portefeuillebeheer en opdrachtgeverrapportage
Opdrachtgevers (bedrijven die hun debiteuren uit handen geven) willen transparant inzicht in de voortgang. Een AI agent beheert de opdrachtgeverrapportage: wekelijks ontvangen opdrachtgevers automatisch een portefeuilleoverzicht met het totaal uitstaand, het inningspercentage, de verdeling over de aanmaningsfasen en nieuwe betalingen van de afgelopen week. Bij grote betalingen of juridische escalaties stuurt het systeem direct een notificatie.
- Wekelijks portefeuilleoverzicht: uitstaand, innings%, fases, betalingen
- Notificaties: bij grote betalingen of juridische stap
- Dossier-inzage: opdrachtgever kan status per dossier zien
- Maandrapportage: trend in innings%, kostenanalyse per dossiertype
Compliance en wettelijke documentatie
Incasso is streng gereguleerd (WIK, WHPC, GDPR). Een AI agent bewaakt automatisch de wettelijke vereisten: maximale aanmaningskosten per fase, verplichte informatie in aanmaningsbrieven, GDPR-verzoeken van debiteuren en de bewaartermijnen van dossiers. Bij een wettelijke strijdigheid blokkeert het systeem automatisch de communicatie en escaleert naar een compliance-medewerker.
Match-AI implementeert AI agents voor incassobureaus, debiteurenbeheerders, factoring-bedrijven, kredietverzekeraars en bedrijven die hun eigen debiteurenbeheer willen automatiseren.
Klaar om Mario te implementeren?
Ontdek hoe Mario jouw business kan transformeren met intelligente automation. Plan een persoonlijk gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Plan een gesprek
