Sociale werkplaatsen en dagbestedingsorganisaties bedienen een kwetsbare doelgroep: mensen met een beperking of afstand tot de arbeidsmarkt die begeleiding nodig hebben bij dagactiviteiten en re-integratie. De administratieve druk is hoog: deelnemersregistratie, bezettingslijsten, voortgangsrapportages voor gemeenten en communicatie met families. AI agents nemen de herhalende administratie over zodat begeleiders meer tijd en aandacht hebben voor de deelnemers.
Deelnemersregistratie en aanwezigheidsbeheer
Een AI agent beheert de dagelijkse deelnemersregistratie: wie is aanwezig, wie heeft zich afgemeld en wie is er zonder bericht niet gekomen? Bij onverwachte afwezigheid stuurt het systeem een verificatieberichten naar de familie of contactpersoon. Aanwezigheidsdata wordt automatisch bijgehouden voor de maandelijkse verantwoording aan de gemeentelijke opdrachtgever. Het systeem genereert bezettingsoverzichten per dag, week en maand.
- Dagelijkse aanwezigheidsregistratie: check-in systeem voor deelnemers
- Afwezigheidsverificatie: familie contacteren bij onverwachte afwezigheid
- Bezettingsrapportage: maandoverzichten voor gemeentelijke verantwoording
- Incidentregistratie: bijzonderheden en incidenten vastleggen per deelnemer
Begeleiderplanning en roostering
Sociale werkplaatsen werken met vaste en flexibele begeleiders. Een AI agent beheert de begeleiderplanning: wie begeleidt welke groep op welke dag, zijn er voldoende begeleiders bij de bezetting van die dag en wie kan bijspringen bij uitval? Bij ziekte van een begeleider zoekt het systeem automatisch een beschikbare vervanger op basis van kwalificaties en ervaring met de betreffende groep. Begeleiders ontvangen hun dagindeling via WhatsApp.
- Begeleidersrooster: dagelijkse koppeling van begeleiders aan groepen
- Vervangingsbeheer: bij uitval automatisch beschikbare vervanger zoeken
- Kwalificatiecheck: begeleider inplannen op basis van groepsbehoeften
- Dagindeling WhatsApp: begeleiders 's ochtends hun dagplanning sturen
Gemeentelijke rapportage en subsidieadministratie
Sociale werkplaatsen ontvangen subsidies van gemeenten en zijn verplicht tot verantwoording. Een AI agent ondersteunt de rapportage: aanwezigheidsdata, activiteitenoverzichten, voortgangsrapportages per deelnemer en behaalde doelstellingen worden automatisch samengevat in de vereiste rapportageformaten. Dit bespaart begeleiders en management uren aan administratie per maand en verhoogt de kwaliteit van de verantwoording aan de opdrachtgever.
Match-AI implementeert AI agents voor sociale werkplaatsen, dagbestedingsorganisaties, beschut-werk-aanbieders en re-integratieorganisaties die hun administratieve lasten willen verlagen en meer tijd willen voor de mensen die ze begeleiden.
Klaar om Mario te implementeren?
Ontdek hoe Mario jouw business kan transformeren met intelligente automation. Plan een persoonlijk gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Plan een gesprek
