Inkoopfacturen voorbereiden
Binnenkomende facturen worden gelezen en als concept klaargezet met leverancier, bedrag, btw en een voorstel voor de boeking.
SnelStart automatiseren
SnelStart automatiseren: minder handwerk in je administratie.
SnelStart doet wat het moet doen. Het handwerk zit eromheen: bonnen en inkoopfacturen die via mail of telefoon binnenkomen, gegevens die iemand overtypt, klanten die om de status van een factuur vragen en bedragen die net niet met de bank kloppen. Een AI-collega pakt die voorbereiding, jij of je boekhouder controleert en keurt goed.
SnelStart
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Over SnelStart
Wat SnelStart is en waar het werk blijft liggen
SnelStart is boekhoudsoftware voor zzp, mkb en administratiekantoren. Je boekt er facturen, bankmutaties, btw en jaarcijfers in, met een administratie per bedrijf of per klant.
De software is het probleem niet. Het probleem is de aanvoer: facturen in wisselende formaten, bonnetjes als foto, opdrachten die per mail worden bevestigd en vragen van klanten die tussendoor binnenkomen.
Dat is precies het werk dat blijft liggen als het druk is, en dat is ook het werk waar fouten ontstaan. Een AI-collega doet de voorbereiding: lezen, ordenen, controleren, aanvullen en klaarzetten. Boeken, goedkeuren en adviseren blijft mensenwerk.
Terugkerende processen
Wat Match-AI in SnelStart voor je voorbereidt
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Bankmutaties koppelen
Openstaande posten en bankregels worden naast elkaar gelegd, zodat alleen de afwijkingen nog bekeken hoeven te worden.
Openstaande posten opvolgen
Debiteuren die te laat zijn krijgen een voorstel voor een herinnering, met de juiste toon en termijn.
Ontbrekende stukken uitvragen
De AI-collega ziet welke bon, factuur of opdrachtbevestiging mist en zet een gerichte vraag klaar bij de juiste persoon.
Klantvragen over facturen
Vragen over bedrag, status of betaaltermijn worden beantwoord met de gegevens die in de administratie staan.
Maand- en btw-controle
Voor de aangifte komt er een controlelijst: wat is geboekt, wat wijkt af en wat moet iemand nog nakijken.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Inkoopfactuur uit de mailbox naar een concept
Een administratiekantoor krijgt dagelijks leveranciersfacturen per mail, in wisselende formaten.
- 1De AI-collega herkent de factuur als inkoopfactuur en haalt leverancier, factuurnummer, bedrag en btw eruit.
- 2Hij controleert of de leverancier al bekend is en of het bedrag past bij eerdere facturen van dezelfde leverancier.
- 3Bij twijfel of ontbrekende gegevens stelt hij een gerichte vraag aan de klant in plaats van te gokken.
- 4De factuur wordt als concept klaargezet; de boekhouder controleert en keurt goed.
Bankafschrift verwerken zonder zoekwerk
Elke maand moet iemand uitzoeken welke betalingen nog niet aan een factuur hangen.
- 1De AI-collega legt bankmutaties naast openstaande posten.
- 2Wat logisch bij elkaar hoort, wordt als voorstel klaargezet.
- 3Wat niet matcht krijgt een korte uitleg: bedrag wijkt af, klant betaalde te veel of te weinig, of er hoort een andere factuur bij.
- 4Jij bekijkt alleen de afwijkingen en bevestigt.
Debiteuren opvolgen zonder dat het blijft liggen
Herinneringen worden uitgesteld omdat niemand tijd heeft om de lijst langs te lopen.
- 1De AI-collega maakt een lijst van posten die over de termijn zijn, gesorteerd op bedrag en leeftijd.
- 2Per post stelt hij een herinnering voor met de juiste toon: vriendelijk bij een eerste keer, zakelijker bij herhaling.
- 3Hij houdt bij wie al een herinnering kreeg, zodat niemand dubbel of te hard wordt benaderd.
- 4Versturen gebeurt na jouw goedkeuring.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in 1 maand
- 01
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in SnelStart om mee te starten.
- 02
Verbinden, inrichten en testen
Match-AI koppelt SnelStart en je mailbox, richt het proces in op jouw werkwijze en test het op de documenten en vragen die het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
- 03
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Jij en je AI-collega werken in dezelfde dossiers. Wat niet werkt stellen we bij, daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Een administratie in SnelStart
Met toegang voor de mensen die nu de controle doen.
Iemand die goedkeurt
Wie controleert wat de AI-collega klaarzet, en waar ligt de grens?
Eén startproces
Inkoopfacturen, bankmutaties of debiteuren. Niet alle drie tegelijk.
Voorbeelden uit de praktijk
Een set echte facturen, mails of mutaties om de eerste versie op te testen.
Afspraken over btw
Hoe ga je om met verlegde btw, buitenlandse leveranciers en bijzondere tarieven?
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Alles tegelijk willen
Drie processen naast elkaar betekent drie keer uitleggen en drie keer controleren. Begin met één.
Versturen zonder controlemoment
Een verkeerde herinnering of factuur kost meer tijd dan handmatig versturen.
Losse bonnen zonder context
Een foto zonder klantnaam of opdracht blijft mensenwerk. Lever een korte context mee.
Testen met de netste voorbeelden
Test met de mails en facturen die het vaakst voorkomen, inclusief de rommelige.
Geen afspraak over wie eigenaar is
Als niemand verantwoordelijk is voor de controle, verdwijnt die controle.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Een handvol boekingen per maand
Bij heel weinig administratie is inrichten meer werk dan het oplevert.Geen vaste werkwijze
Als tarieven, btw en klantgegevens per opdracht anders zijn, valt er weinig te leren.Boeken zonder controle willen
De AI-collega levert voorbereiding, geen vrijbrief. Zonder controlemoment raden we het af.Alleen een technische koppeling zoeken
Het gaat niet om het overzetten van data, maar om het hele proces van aanvoer tot controle.
Wat klanten zelf vertellen
Drie bedrijven vertellen hoe ze met Match-AI werken. Hun verhalen gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over SnelStart of een ander boekhoudpakket.
Bekijk alle klantverhalen
Veelgestelde vragen over SnelStart automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Wat neemt een AI-collega in SnelStart precies over?+
Het voorbereidende werk: facturen lezen en klaarzetten, mutaties naast openstaande posten leggen, ontbrekende stukken uitvragen, herinneringen voorstellen en klantvragen over facturen beantwoorden.
Blijft de boekhouder nodig?+
Ja. De AI-collega haalt voorbereidend werk weg, zodat er tijd overblijft voor controle, beoordeling en advies. Boeken en goedkeuren blijft bij mensen.
Werkt dit ook voor een administratiekantoor met meerdere klanten?+
Ja. Je kunt per klant of per administratie beginnen, met eigen afspraken over wat wel en niet automatisch mag.
Hoe lang duurt het voor het loopt?+
In een inwerkperiode van 4 weken werken we de AI-collega samen met je in op het eerste proces. Daarna blijkt uit de praktijk wat goed gaat en wat bijgesteld moet worden.
Wat als de AI-collega iets verkeerd voorstelt?+
Dan zie je dat op het controlemoment voordat er iets definitief geboekt of verstuurd wordt. Er gaat niets naar buiten zonder goedkeuring.
Wat kost het?+
Je start met een inwerkperiode van 4 weken voor een tarief dat we vooraf met je afstemmen. Samen ontdekken we wat de AI-collega voor je administratie betekent. Daarna kies je of je de proeftijd verlengt en uitbreidt naar meer processen.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Volgende stap
Bekijk welk SnelStart-werk als eerste weg kan.
We kijken naar je administratie, de aanvoer van documenten en wie nu controleert. Daarna kiezen we één proces voor de eerste pilot.
Past het niet, dan zeggen we dat. Bij weinig boekingen of veel uitzonderingen blijft handwerk verstandiger.