Documenten per administratie ordenen
Binnenkomende stukken worden gelezen en direct aan de juiste klant of administratie gekoppeld.
Twinfield automatiseren
Twinfield automatiseren: het voorwerk per administratie uit handen.
Twinfield wordt veel gebruikt door accountantskantoren die meerdere administraties beheren. Er is nog geen Match-AI-koppeling met Twinfield. Wat we wel kunnen: het voorbereidende werk per administratie overnemen.
Twinfield
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Over Twinfield
Wat Twinfield is en waar het werk blijft liggen
Twinfield is online boekhoudsoftware die veel door accountantskantoren wordt gebruikt: één omgeving met veel administraties, rapportages en een inrichting die op kantoorprocessen is gericht.
Het werk zit vooral in de aanvoer per klant: facturen en bonnen die per mail of via portalen binnenkomen, vragen van klanten, en het uitzoeken welke stukken ontbreken voordat een periode kan worden afgesloten.
Een AI-collega kan dat per administratie ordenen en voorbereiden. Boeken, controleren en goedkeuren blijven bij het kantoor.
Terugkerende processen
Wat Match-AI in Twinfield voor je voorbereidt
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Ontbrekende stukken uitvragen
Per administratie wordt één overzicht gemaakt van wat nog mist.
Bankmutaties voorbereiden
Bankregels worden naast openstaande posten gelegd met een voorstel per regel.
Debiteurenopvolging
Te late betalingen krijgen een voorstel voor een herinnering per administratie.
Afsluitcheck per periode
Wat is verwerkt, wat wijkt af en wat moet iemand nog nakijken voordat de periode dichtgaat.
Klantvragen over de administratie
Vragen van klanten worden voorbereid met de gegevens die er wel zijn.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Aanvoer per klant ordenen
Een kantoor verwerkt voor tientallen klanten documenten die per mail binnenkomen.
- 1De AI-collega leest de bijlagen en bepaalt bij welke administratie ze horen.
- 2Hij controleert of dezelfde factuur al eerder is aangeleverd.
- 3Per administratie ontstaat een overzicht met de stukken die klaar zijn en wat ontbreekt.
- 4De verwerking in Twinfield gebeurt daarna in de bestaande werkwijze.
Afsluiting zonder zoeken naar stukken
Voor de afsluiting moet iemand per klant nagaan wat nog mist.
- 1De AI-collega loopt de periode per administratie na.
- 2Hij zet de ontbrekende documenten en openstaande punten op een rij.
- 3Per punt staat wie er iets moet doen: de klant of het kantoor.
- 4De afsluiting start met een kloppende lijst.
Vragen van klanten bundelen
Klanten stellen dezelfde vragen over facturen, termijnen en overzichten.
- 1De AI-collega herkent de vraag en stelt een antwoord op met de gegevens die er zijn.
- 2Bij vragen die een beoordeling vragen, gaat het door naar de accountant.
- 3Herhaalde vragen worden gebundeld zodat één uitleg volstaat.
- 4Wat is afgehandeld, blijft zichtbaar per administratie.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in 1 maand
- 01
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in Twinfield om mee te starten.
- 02
Verbinden, inrichten en testen
Match-AI koppelt Twinfield en je mailbox, richt het proces in op jouw werkwijze en test het op de documenten en vragen die het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
- 03
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Jij en je AI-collega werken in dezelfde dossiers. Wat niet werkt stellen we bij, daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Toegang tot de bronnen
Mailboxen, portalen of exports waar de stukken per klant binnenkomen.
Eén startadministratie
Begin met één klant of administratie in plaats van het hele bestand.
Afspraken per klant
Wat mag wel en niet, en wie controleert de uitkomsten.
Voorbeelden
Echte facturen, mails of overzichten zoals ze nu binnenkomen.
Testperiode
Een periode waarin de nieuwe werkwijze naast de bestaande loopt.
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Uitgaan van een koppeling
Er is geen Match-AI-koppeling met Twinfield. Plan daar niet op.
Direct alle administraties aansluiten
Begin met één administratie. Dan blijft de foutmarge klein.
Geen onderscheid per klant
Wat bij de ene klant werkt, werkt bij de andere niet. Leg per administratie vast wat de afspraak is.
Controle bij de klant leggen
De controle hoort bij het kantoor te blijven, ook als de klant de stukken aanlevert.
Testen met één nette administratie
Test ook met de administratie waar het meest misgaat.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Als je een directe Twinfield-koppeling nodig hebt
Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling live is, of wacht.Bij heel kleine administraties
Bij een handvol boekingen per maand weegt de inrichting niet op tegen de winst.Zonder eigenaar per administratie
Zonder iemand die de uitkomsten beoordeelt, blijft het werk liggen.Als het kantoor geen ruimte heeft om te testen
Een testperiode naast de bestaande werkwijze is nodig om iets verantwoord in te voeren.
Wat klanten zelf vertellen
Drie bedrijven vertellen hoe ze met Match-AI werken. Hun verhalen gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over Twinfield of een ander boekhoudpakket.
Bekijk alle klantverhalen
Veelgestelde vragen over Twinfield automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Heeft Match-AI een koppeling met Twinfield?+
Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met Twinfield en we doen daar geen toezegging over.
Wat kan dan wel voor accountantskantoren?+
Het voorbereidende werk per administratie: documenten ordenen, ontbrekende stukken uitvragen, openstaande posten ordenen en een afsluitcheck maken op basis van een export.
Verandert er iets in onze Twinfield-omgeving?+
Nee. Boeken, controleren en goedkeuren blijven bij het kantoor gebeuren.
Werkt dit voor meerdere administraties?+
Ja, maar we starten met één administratie en breiden pas uit als dat goed loopt.
Wie controleert de uitkomsten?+
Het kantoor. De AI-collega levert voorstellen en overzichten, geen goedgekeurde boekingen.
Kunnen jullie later wel koppelen?+
Technisch is dat mogelijk, maar we bouwen geen koppeling zonder aanleiding en zonder test met echte gegevens.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Volgende stap
Bekijken wat er per administratie te winnen is?
We kiezen één administratie en lopen die periode door: waar komt werk binnen, wie zoekt wat uit, en wat kan worden voorbereid zonder dat Twinfield verandert.
We beginnen niet met een koppeling die er niet is. Levert voorbereiden buiten Twinfield niets op, dan zeggen we dat.