Bonnen en kosten ordenen
Binnenkomende bonnen worden gelezen en per leverancier en periode geordend.
Visma eAccounting automatiseren
Visma eAccounting automatiseren: het voorwerk, niet de boekhouding.
Visma eAccounting is online boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote bedrijven. Er is nog geen Match-AI-koppeling met Visma eAccounting. Wat we wel kunnen: het voorbereidende werk eromheen overnemen.
Visma eAccounting
Over Visma eAccounting
Wat Visma eAccounting is en waar het werk blijft liggen
Visma eAccounting is online boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote bedrijven, met facturatie, kosten, btw en rapportages in één omgeving.
De aanvoer blijft ook hier mensenwerk: bonnen op de telefoon, facturen per mail, klanten die vragen stellen en periodes die moeten worden afgesloten.
Een AI-collega kan dat ordenen en voorbereiden. De boekhouding zelf blijft mensenwerk.
Terugkerende processen
Wat een AI-collega in Visma eAccounting kan voorbereiden
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Verkoopfacturen voorbereiden
Van akkoord of opdracht naar een voorstel met regels, bedragen en referentie.
Openstaande posten volgen
Wat is betaald, wat staat open en waar wijkt een bedrag af.
Ontbrekende stukken uitvragen
Eén gerichte vraag per ontbrekend document in plaats van een algemene herinnering.
Btw-voorbereiding
Een overzicht van wat is geboekt, wat afwijkt en wat nog ontbreekt voor de aangifte.
Vragen van klanten
Vragen over facturen en betalingen worden voorbereid met de juiste gegevens.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Van losse bonnen naar een maandoverzicht
Bonnen worden verzameld maar niet verwerkt, waardoor het werk zich opstapelt.
- 1De AI-collega leest de bonnen en haalt leverancier, bedrag, datum en btw eruit.
- 2Hij groepeert ze per maand en per leverancier.
- 3Onvolledige bonnen gaan terug met één concrete vraag.
- 4Per maand ontstaat een controlelijst in plaats van een stapel.
Facturen sneller de deur uit
Werk is gedaan, maar de factuur wordt later opgesteld en verstuurd.
- 1De AI-collega herkent het akkoord in de mailbox.
- 2Hij zet regels, aantallen, tarieven en referentie klaar als voorstel.
- 3Hij controleert klantgegevens en btw-instellingen.
- 4Versturen gebeurt na jouw goedkeuring; daarna volgt de factuur in de opvolgingslijst.
Opvolging van te late betalingen
Facturen blijven openstaan omdat herinneren blijft liggen.
- 1De AI-collega houdt bij welke facturen over de termijn zijn.
- 2Hij stelt een herinnering voor in de toon die het bedrijf gebruikt.
- 3Wat verstuurd moet worden, komt op een goedkeuringslijst.
- 4Na verzending blijft de opvolging zichtbaar tot de factuur is betaald.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in twee weken
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in Visma eAccounting om mee te starten.
Inrichten en testen op echte gevallen
De AI-collega wordt ingericht op jouw werkwijze en getest op de documenten en vragen die in de praktijk het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Wat goed loopt blijft, wat niet werkt stellen we bij. Daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Toegang tot de bron
Een mailbox, map of export waar documenten en gegevens binnenkomen.
Eén startproces
Bonnen, facturen of debiteuren. Eén proces om mee te beginnen.
Voorbeelden
Echte bonnen, mails of facturen zoals ze binnenkomen.
Controleafspraak
Wie beoordeelt de voorstellen en wat mag nooit automatisch?
Testperiode
Een periode waarin de nieuwe werkwijze naast de bestaande loopt.
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Uitgaan van een koppeling
Er is geen Match-AI-koppeling met Visma eAccounting. Plan daar niet op.
Alles tegelijk willen
Begin bij het proces waar elke maand tijd verloren gaat.
Bonnen zonder context aanleveren
Zonder klant of opdracht blijft een bon giswerk.
Geen afspraken over btw
Leg vast hoe met btw, verlegde btw en buitenlandse klanten wordt omgegaan.
Geen eigenaar voor de controle
Zonder iemand die de voorstellen doorloopt, blijft het werk liggen waar het nu ligt.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Als je een directe koppeling nodig hebt
Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling live is, of wacht.
Bij heel weinig transacties
Inrichten kost dan meer dan het oplevert.
Als je administratie al soepel loopt
Waar niets blijft liggen, valt weinig te winnen.
Zonder controlemoment
Zonder iemand die de uitkomsten beoordeelt, raden we het af.
Wat klanten zelf vertellen
Match-AI heeft drie goedgekeurde klantverhalen. Die gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over boekhoudpakketten. We gebruiken ze daarom niet als bewijs voor administratie-automatisering.
Er is nog geen goedgekeurd klantverhaal over automatisering van Visma eAccounting of een ander boekhoudpakket. Zodra dat er is, plaatsen we het hier.
Bekijk alle klantverhalenWalter van de Geest
Zwemschool Snorkeltje
Over de startsituatie met losse systemen en het werken met korte lijnen en feedback.
Bekijk verhaal ↗Ruben van TwillertTTG Agency
Over meer varianten maken met behoud van de eigen creatieve inbreng van het team.
Bekijk verhaal ↗Jorg HartogMatch-day
Over van losse AI-experimenten naar één gedeeld brein binnen het bedrijf.
Bekijk verhaal ↗Veelgestelde vragen over Visma eAccounting automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Heeft Match-AI een koppeling met Visma eAccounting?
Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met Visma eAccounting en we doen daar geen toezegging over.
Wat kan dan wel?
Het werk eromheen: bonnen en mails verwerken, ontbrekende stukken uitvragen, openstaande posten ordenen en controlelijsten maken op basis van een export.
Verandert er iets in onze administratie?
Nee. De AI-collega bereidt voor; boeken en goedkeuren blijven in Visma eAccounting gebeuren.
Kan de AI-collega facturen versturen?
Niet rechtstreeks vanuit het pakket. Hij kan wel een voorstel klaarzetten dat jij controleert en verstuurt.
Werkt dit met meerdere administraties?
Als het gaat om voorbereidend werk buiten het pakket, ja. Per administratie kunnen aparte afspraken worden gemaakt.
Wanneer komt er een koppeling?
Daar doen we geen uitspraak over. Zodra er iets werkt dat we hebben getest, staat dat hier.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Aanbevolen
AI agents voor finance
Waar AI in financeprocessen echt iets verandert, en waar niet.
Aanbevolen
Administratie automatiseren
Documenten, dossiers en controles als eerste stap.
Aanbevolen
SnelStart automatiseren
Een pakket waar de koppeling al live is, om mee te vergelijken.
Aanbevolen
Wat kost een AI-collega?
Prijsopbouw en wat daarbij inbegrepen is.
Aanbevolen
Wat is een AI-collega?
Wat een AI-collega wel en niet overneemt.
Volgende stap
Nagaan waar het werk bij jou blijft liggen?
We lopen één periode met je door: waar komt werk binnen, wie zoekt wat uit, en wat kan worden voorbereid zonder dat je boekhoudpakket verandert.
We beginnen niet met een koppeling die er niet is. Levert voorbereiden buiten het pakket niets op, dan zeggen we dat.
Match-AI B.V. · De Kronkels 16 B, 3752 LM Bunschoten-Spakenburg · KvK 42044785 · BTW NL869453750B01 · https://match-ai.nl/nl/visma-eaccounting-automatiseren