Documenten ordenen
Binnenkomende facturen en bonnen worden gelezen en per leverancier en periode geordend.
Xero automatiseren
Xero automatiseren: voorbereiding eromheen, boekhouding in Xero.
Xero is cloudboekhoudsoftware met een sterke positie in Engelstalige markten en een groeiende gebruikersgroep in Nederland. Er is nog geen Match-AI-koppeling met Xero. Wat we wel kunnen: het werk eromheen voorbereiden zodat de boekhouding in Xero sneller gaat.
Xero
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Over Xero
Wat Xero is en waar het werk blijft liggen
Xero is online boekhoudsoftware met een uitgebreid ecosysteem van koppelingen: banken, facturatie, voorraad en betaalproviders. Internationaal werken bedrijven er graag mee samen met hun accountant.
In Nederland betekent dat vaak een combinatie: Xero voor de administratie, maar btw-regels, Nederlandse bankkoppelingen en documentaanvoer die er deels naast lopen.
Een AI-collega kan die aanvoer ordenen en het voorbereidende werk overnemen. De boekhouding in Xero blijft mensenwerk.
Terugkerende processen
Wat Match-AI in Xero voor je voorbereidt
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Ontbrekende stukken uitvragen
De AI-collega ziet wat mist en vraagt dat gericht op, in plaats van een algemene herinnering.
Debiteuren opvolgen
Te late betalingen krijgen een voorstel voor een herinnering met de juiste toon en termijn.
Controlelijst per periode
Wat is verwerkt, wat wijkt af en wat moet iemand nog nakijken.
Btw-voorbereiding
Een overzicht van de posten die voor de Nederlandse btw-aangifte relevant zijn.
Klantvragen over facturen
Vragen over bedrag, status of termijn worden voorbereid met de juiste gegevens.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Documenten uit de mailbox ordenen
Facturen komen via mail binnen in verschillende formaten en worden pas laat verwerkt.
- 1De AI-collega haalt leverancier, factuurnummer, bedrag en btw uit elke bijlage.
- 2Hij controleert op dubbele aanleveringen voordat er iets wordt verwerkt.
- 3Ontbrekende gegevens worden direct teruggevraagd bij de afzender.
- 4Per periode komt er een overzicht dat aansluit op de werkwijze in Xero.
Nederlandse btw naast een internationale administratie
De administratie loopt in Xero, maar de btw-vragen wijken af van de standaardwerkwijze.
- 1De AI-collega loopt de posten na die voor de btw relevant zijn.
- 2Hij signaleert posten waarvan de behandeling afwijkt van eerdere periodes.
- 3Hij zet de openstaande vragen op een rij voor jou of je accountant.
- 4De aangifte zelf blijft mensenwerk.
Opvolging van openstaande facturen
Facturen blijven openstaan omdat opvolging tussen andere werkzaamheden verdwijnt.
- 1De AI-collega houdt bij welke facturen over de termijn zijn.
- 2Hij stelt per klant een herinnering voor, in de toon die het bedrijf gebruikt.
- 3Wat verstuurd moet worden, komt op een goedkeuringslijst.
- 4Na verzending blijft de opvolging zichtbaar tot de factuur is betaald.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in 1 maand
- 01
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in Xero om mee te starten.
- 02
Verbinden, inrichten en testen
Match-AI koppelt Xero en je mailbox, richt het proces in op jouw werkwijze en test het op de documenten en vragen die het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
- 03
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Jij en je AI-collega werken in dezelfde dossiers. Wat niet werkt stellen we bij, daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Toegang tot de bron
Een mailbox, map of export waar documenten en gegevens binnenkomen.
Eén startproces
Documenten, debiteuren of btw-voorbereiding. Niet alles tegelijk.
Voorbeelden
Echte facturen, mails of overzichten zoals ze nu binnenkomen.
Controleafspraak
Wie beoordeelt de voorstellen en wat mag nooit automatisch?
Testperiode
Een periode waarin de nieuwe werkwijze naast de bestaande loopt.
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Uitgaan van een koppeling
Er is geen Match-AI-koppeling met Xero. Plan daar niet op.
Nederlandse btw-regels vergeten
Werken in Xero betekent niet dat de Nederlandse btw-vragen verdwijnen. Leg die vooraf vast.
Alles tegelijk willen
Begin bij het proces waar elke maand tijd verloren gaat.
Geen eigenaar aanwijzen
Zonder iemand die de voorstellen doorloopt, blijft het werk liggen waar het nu ligt.
Testen met één net voorbeeld
Test met een hele periode, inclusief de rommelige gevallen.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Als je een directe Xero-koppeling nodig hebt
Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling live is, of wacht.Bij zeer weinig transacties
Inrichten kost dan meer dan het oplevert.Als je accountant alles al soepel verwerkt
Waar niets blijft liggen, valt weinig te winnen.Zonder controlemoment
Zonder iemand die de uitkomsten beoordeelt, raden we het af.
Wat klanten zelf vertellen
Drie bedrijven vertellen hoe ze met Match-AI werken. Hun verhalen gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over Xero of een ander boekhoudpakket.
Bekijk alle klantverhalen
Veelgestelde vragen over Xero automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Heeft Match-AI een koppeling met Xero?+
Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met Xero. We doen daar geen toezegging over.
Wat kan dan wel?+
Het werk eromheen: documenten en mails verwerken, ontbrekende stukken uitvragen, openstaande posten ordenen en controlelijsten maken op basis van een export.
Verandert er iets in onze Xero-administratie?+
Nee. Boeken en goedkeuren blijven in Xero gebeuren, zoals nu.
Werkt dit met Nederlandse btw?+
De AI-collega kan posten signaleren die voor de Nederlandse btw relevant zijn en een controlelijst maken. De aangifte zelf blijft bij jou of je accountant.
Kunnen jullie de Xero-API koppelen?+
Technisch is dat mogelijk, maar we bouwen geen koppeling zonder concrete aanleiding en zonder test met echte gegevens. Tot die tijd staat hier dat er geen koppeling is.
Is dit geschikt voor meerdere administraties?+
Als het gaat om voorbereidend werk buiten Xero, ja. Per administratie kunnen aparte afspraken worden gemaakt.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Volgende stap
Bekijken wat er rondom Xero te winnen is?
We lopen één periode met je door: waar komt werk binnen, wie zoekt wat uit, en wat kan worden voorbereid zonder dat Xero verandert.
We beginnen niet met een koppeling die er niet is. Levert voorbereiden buiten Xero niets op, dan zeggen we dat.