Xero automatiseren

Xero automatiseren: voorbereiding eromheen, boekhouding in Xero.

Xero is cloudboekhoudsoftware met een sterke positie in Engelstalige markten en een groeiende gebruikersgroep in Nederland. Er is nog geen Match-AI-koppeling met Xero. Wat we wel kunnen: het werk eromheen voorbereiden zodat de boekhouding in Xero sneller gaat.

Plan een intake Bekijk de processen

Xero

Over Xero

Wat Xero is en waar het werk blijft liggen

Xero is online boekhoudsoftware met een uitgebreid ecosysteem van koppelingen: banken, facturatie, voorraad en betaalproviders. Internationaal werken bedrijven er graag mee samen met hun accountant.

In Nederland betekent dat vaak een combinatie: Xero voor de administratie, maar btw-regels, Nederlandse bankkoppelingen en documentaanvoer die er deels naast lopen.

Een AI-collega kan die aanvoer ordenen en het voorbereidende werk overnemen. De boekhouding in Xero blijft mensenwerk.

Terugkerende processen

Wat een AI-collega in Xero kan voorbereiden

Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.

Documenten ordenen

Binnenkomende facturen en bonnen worden gelezen en per leverancier en periode geordend.

Ontbrekende stukken uitvragen

De AI-collega ziet wat mist en vraagt dat gericht op, in plaats van een algemene herinnering.

Debiteuren opvolgen

Te late betalingen krijgen een voorstel voor een herinnering met de juiste toon en termijn.

Controlelijst per periode

Wat is verwerkt, wat wijkt af en wat moet iemand nog nakijken.

Btw-voorbereiding

Een overzicht van de posten die voor de Nederlandse btw-aangifte relevant zijn.

Klantvragen over facturen

Vragen over bedrag, status of termijn worden voorbereid met de juiste gegevens.

Procesvoorbeelden

Zo ziet dat er in de praktijk uit

Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.

Documenten uit de mailbox ordenen

Facturen komen via mail binnen in verschillende formaten en worden pas laat verwerkt.

1De AI-collega haalt leverancier, factuurnummer, bedrag en btw uit elke bijlage.
2Hij controleert op dubbele aanleveringen voordat er iets wordt verwerkt.
3Ontbrekende gegevens worden direct teruggevraagd bij de afzender.
4Per periode komt er een overzicht dat aansluit op de werkwijze in Xero.

Nederlandse btw naast een internationale administratie

De administratie loopt in Xero, maar de btw-vragen wijken af van de standaardwerkwijze.

1De AI-collega loopt de posten na die voor de btw relevant zijn.
2Hij signaleert posten waarvan de behandeling afwijkt van eerdere periodes.
3Hij zet de openstaande vragen op een rij voor jou of je accountant.
4De aangifte zelf blijft mensenwerk.

Opvolging van openstaande facturen

Facturen blijven openstaan omdat opvolging tussen andere werkzaamheden verdwijnt.

1De AI-collega houdt bij welke facturen over de termijn zijn.
2Hij stelt per klant een herinnering voor, in de toon die het bedrijf gebruikt.
3Wat verstuurd moet worden, komt op een goedkeuringslijst.
4Na verzending blijft de opvolging zichtbaar tot de factuur is betaald.

Zo starten we

Van intake naar een werkend proces in twee weken

Intake en keuze van één proces

We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in Xero om mee te starten.

Inrichten en testen op echte gevallen

De AI-collega wordt ingericht op jouw werkwijze en getest op de documenten en vragen die in de praktijk het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.

Live en daarna uitbreiden

Het proces gaat live met een vast controlemoment. Wat goed loopt blijft, wat niet werkt stellen we bij. Daarna komt het volgende proces aan de beurt.

Nodig om te starten

Wat je nodig hebt voor de eerste pilot

Toegang tot de bron

Een mailbox, map of export waar documenten en gegevens binnenkomen.

Eén startproces

Documenten, debiteuren of btw-voorbereiding. Niet alles tegelijk.

Voorbeelden

Echte facturen, mails of overzichten zoals ze nu binnenkomen.

Controleafspraak

Wie beoordeelt de voorstellen en wat mag nooit automatisch?

Testperiode

Een periode waarin de nieuwe werkwijze naast de bestaande loopt.

Veelgemaakte fouten

Wat we vaak mis zien gaan

Uitgaan van een koppeling

Er is geen Match-AI-koppeling met Xero. Plan daar niet op.

Nederlandse btw-regels vergeten

Werken in Xero betekent niet dat de Nederlandse btw-vragen verdwijnen. Leg die vooraf vast.

Alles tegelijk willen

Begin bij het proces waar elke maand tijd verloren gaat.

Geen eigenaar aanwijzen

Zonder iemand die de voorstellen doorloopt, blijft het werk liggen waar het nu ligt.

Testen met één net voorbeeld

Test met een hele periode, inclusief de rommelige gevallen.

Wanneer het niet loont

Situaties waarin we automatisering afraden

Als je een directe Xero-koppeling nodig hebt

Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling live is, of wacht.

Bij zeer weinig transacties

Inrichten kost dan meer dan het oplevert.

Als je accountant alles al soepel verwerkt

Waar niets blijft liggen, valt weinig te winnen.

Zonder controlemoment

Zonder iemand die de uitkomsten beoordeelt, raden we het af.

Wat klanten zelf vertellen

Match-AI heeft drie goedgekeurde klantverhalen. Die gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over boekhoudpakketten. We gebruiken ze daarom niet als bewijs voor administratie-automatisering.

Er is nog geen goedgekeurd klantverhaal over automatisering van Xero of een ander boekhoudpakket. Zodra dat er is, plaatsen we het hier.

Bekijk alle klantverhalen

Walter van de Geest

Zwemschool Snorkeltje

Over de startsituatie met losse systemen en het werken met korte lijnen en feedback.

Bekijk verhaal ↗Ruben van Twillert

TTG Agency

Over meer varianten maken met behoud van de eigen creatieve inbreng van het team.

Bekijk verhaal ↗Jorg Hartog

Match-day

Over van losse AI-experimenten naar één gedeeld brein binnen het bedrijf.

Bekijk verhaal ↗

Veelgestelde vragen over Xero automatiseren

Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.

Heeft Match-AI een koppeling met Xero?

Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met Xero. We doen daar geen toezegging over.

Wat kan dan wel?

Het werk eromheen: documenten en mails verwerken, ontbrekende stukken uitvragen, openstaande posten ordenen en controlelijsten maken op basis van een export.

Verandert er iets in onze Xero-administratie?

Nee. Boeken en goedkeuren blijven in Xero gebeuren, zoals nu.

Werkt dit met Nederlandse btw?

De AI-collega kan posten signaleren die voor de Nederlandse btw relevant zijn en een controlelijst maken. De aangifte zelf blijft bij jou of je accountant.

Kunnen jullie de Xero-API koppelen?

Technisch is dat mogelijk, maar we bouwen geen koppeling zonder concrete aanleiding en zonder test met echte gegevens. Tot die tijd staat hier dat er geen koppeling is.

Is dit geschikt voor meerdere administraties?

Als het gaat om voorbereidend werk buiten Xero, ja. Per administratie kunnen aparte afspraken worden gemaakt.

Verder lezen