Aanvragen en intake
Binnenkomende aanvragen worden samengevat en ontbrekende informatie wordt direct zichtbaar.
AI-automatisering
AI-automatisering: niet alles automatiseren, maar het juiste.
Automatiseren met AI werkt alleen als je het bij één terugkerend proces houdt dat elke week tijd kost. Wij beginnen daar, meten wat het oplevert en breiden daarna uit.
MKB-bedrijven met terugkerend handwerk
EERSTE PILOT
Kies één proces met veel herhaling en veel losse informatie: aanvragen compleet maken, opvolging, administratie of klantvragen.
Start met een inwerkperiode van 4 weken
Menselijke controle per actie
Uitbreiden per maand, geen big bang
AI-automatisering is geen knop die je omzet, maar een keuze: welk proces mag als eerste anders lopen.
Lees ook: proces automatisering de kennisvariant waarin één proces van intake tot oplevering wordt gevolgd.
Daarom kiezen we eerst één stroom die elke week terugkomt, bepalen we wat de uitkomst moet zijn en pas daarna welke regels, koppelingen of AI daarvoor nodig zijn. Wat een vaste regel kan, krijgt een vaste regel. AI komt alleen waar tekst, context of een uitzondering in het spel is.
EERST DE INVOER
Eerst de invoer, dan de techniek.
AI-automatisering levert pas iets op als je kijkt naar wat er binnenkomt. Een formulier met verplichte velden, een order per mail, een leveranciersfactuur met een foto erbij of een klantvraag in vrije tekst: elk van die stromen vraagt een andere aanpak, en de duurste fout is beginnen met de techniek in plaats van met de stroom.
Match-AI
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
ZES STROMEN DIE TERUGKOMEN
Waar AI-automatisering bij MKB-bedrijven het eerst iets oplevert
Dit zijn de stromen die we bij Nederlandse MKB-bedrijven het vaakst als eerste tegenkomen. Ze hebben gemeen dat de invoer rommelig is en de uitkomst controleerbaar, en dat is precies waar automatisering met regels alleen blijft steken.
Opvolging van leads en offertes
Openstaande leads en offertes krijgen een voorstel voor de volgende stap, met de juiste context.
Administratieve voorbereiding
Documenten worden gelezen, gegevens gecontroleerd en mutaties klaargezet voor controle.
Klantvragen beantwoorden
Terugkerende vragen krijgen een conceptantwoord op basis van je eigen informatie, niet van internet.
Signalen en uitzonderingen
De agent signaleert wat afwijkt van de norm en laat de rest met rust.
Rapportage voorbereiden
Overzichten en weekrapportages worden voorbereid in plaats van handmatig verzameld.
REGELS, TOOL OF AI
Drie soorten automatisering, en wanneer elk past
Regels zijn sterk als de invoer altijd hetzelfde is: een formulier met verplichte velden, een bankregel die doorgeboekt moet worden. Een workflowtool is sterk in het verplaatsen van data zodra er iets gebeurt. AI is nodig zodra iemand nu leest, weegt en beslist: een mail met drie vragen, een factuur met een afwijkend veld, een aanvraag waar de helft in ontbreekt. De meeste processen hebben alle drie, in die volgorde.
Wat je meet verschilt per stroom: doorlooptijd van een aanvraag, het aantal keren dat werk blijft liggen, of het aantal vragen dat opnieuw gesteld moet worden.
Match-AI
OutlookAnne-Marit
Exact
HubSpot
AgendaTijn
Excel
WhatsApp
Cyrill
Karel
Frits
Henk
Teams
Drive
Slack
SharePointZONDER AUTOMATISERING
De vaste stroom loopt, de rest blijft liggen.
- formulieren met verplichte velden gaan automatisch, mail en bijlagen niet
- iemand typt gegevens over uit een pdf of vanaf een foto
- uitzonderingen worden handmatig uitgezocht en daarna vergeten
- dezelfde vraag wordt elke week opnieuw beantwoord
MET AI-AUTOMATISERING
Ook de rommelige invoer krijgt een vaste route.
- mail, pdf en formulier komen in dezelfde stroom terecht
- ontbrekende velden worden uitgevraagd voordat iemand begint
- afwijkingen staan bovenaan met de vraag erbij
- de uitkomst is een voorstel dat een medewerker goedkeurt
AANPAK IN 4 WEKEN
Niet alles tegelijk: één stroom, vier weken, daarna meten.
- 01
Kies het proces
Samen kiezen we het eerste proces: terugkerend, afgebakend en goed te meten.
- 02
Verbind je systemen
Mail, formulieren, CRM, Drive en je bestaande documenten worden gekoppeld.
- 03
Automatiseer de stappen
Samen leggen we de regels vast: wat loopt vanzelf en wanneer gaat het naar een mens.
- 04
Werk samen, met controle
Jij houdt de controle: bij gevoelige stappen vraagt het eerst jouw akkoord.
Wat er uit komt is een voorstel, geen eindbeslissing.
De output is geen antwoord in een chatvenster, maar een record of taak die klaarstaat in je eigen systeem: een orderregel, een boeking, een antwoord of een uitzondering met eigenaar.
Verder lezen
AI-automatisering in samenhang
De uitvoering per proces: één pagina volgt één proces van begin tot eind, een andere bepaalt de volgorde.
Het verschil tussen automatiseren en AI-automatiseren
Klassieke automatisering werkt met vaste regels en vaste invoer. AI-automatisering werkt ook als de invoer rommelig is, wat in de praktijk meestal het echte probleem is.
Regels werken alleen bij vaste invoer
Een formulier met verplichte velden kun je met regels automatiseren. Een mailbox met leveranciersfacturen, foto’s en losse mails niet. Daar komt AI wel verder dan regels.
AI leest en weegt af
De agent haalt gegevens uit vrije tekst, vergelijkt met wat er eerder gebeurde en stelt een vervolgstap voor in plaats van te weigeren bij een afwijking.
Mensen blijven de norm bepalen
AI-automatisering zonder menselijke controle loopt vast op verantwoordelijkheid. Daarom is per actie vastgelegd wat de agent zelf mag en wat een mens goedkeurt.
Veelgestelde vragen over AI-automatisering
De vragen die bij AI-automatisering het vaakst terugkomen, met een eerlijk antwoord over wat wel en niet kan.
Wat is AI-automatisering?+
AI-automatisering is het laten voorbereiden en uitvoeren van terugkerend werk door een AI-toepassing, waarbij de AI zelf informatie leest, afweegt en actie onderneemt binnen afgesproken grenzen. Anders dan klassieke automatisering werkt het ook met ongestructureerde input zoals e-mails en documenten.
Wat kun je beter niet automatiseren?+
Eenmalige processen, processen met heel veel uitzonderingen, werk waar nog geen afspraken over bestaan, en beslissingen met directe financiële of juridische gevolgen. Die houden we bij mensen.
Hoe snel zie je resultaat?+
In de inwerkperiode van 4 weken werken we de AI-collega samen met je in op het eerste proces. Wat het oplevert meten we op procesniveau, bijvoorbeeld doorlooptijd van aanvragen of het aantal keren dat werk blijft liggen. Daarna kies je of je de proeftijd verlengt.
Vervangt AI-automatisering mensen?+
Nee. Het haalt het voorbereidende en opvolgende werk weg dat nu tussen andere taken door gebeurt. Beslissingen, uitzonderingen en klantcontact met inhoud blijven bij je team.
Hebben we een nieuw systeem nodig voor AI-automatisering?+
Niet per se. We beginnen vaak met mail, formulieren, documenten en een export. Diepere koppelingen met je systemen komen pas als de workflow klopt.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Match-AI
JOUW AANSPREEKPUNT
Welke stroom mag als eerste anders lopen?
Plan een intake. We kijken naar wat er bij jullie binnenkomt en bepalen welke aanpak daarbij past: regels, koppeling of AI.