Inkoopfacturen ordenen
Binnenkomende facturen worden gelezen en per leverancier, bedrag en btw geordend.
Exact Online automatiseren
Exact Online automatiseren: eerst de aanvoer, dan de boekingen.
Exact Online is een van de grootste boekhoudpakketten in het Nederlandse mkb en bij accountantskantoren. Er is nog geen Match-AI-koppeling met Exact. Wat we wel kunnen: het werk eromheen voorbereiden, zodat de boekingen in Exact sneller gaan.
Exact Online
Over Exact Online
Wat Exact Online is en waar het werk blijft liggen
Exact Online is een breed administratiepakket: financiële administratie, verkoop, inkoop, voorraad, projecten en rapportages. Grote kantoren werken met meerdere administraties naast elkaar.
De kracht van het pakket is ook de reden dat er werk naast blijft liggen. Inkoopfacturen komen per mail binnen, verkooporders worden mondeling of per mail bevestigd, en aan het einde van de maand moet iemand uitzoeken welke posten nog openstaan.
Dat werk is voorbereidend en repetitief. Een AI-collega kan het ordenen, controleren en klaarzetten zonder dat er iets in Exact verandert.
Terugkerende processen
Wat een AI-collega in Exact Online kan voorbereiden
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Verkoopopvolging
Wat is gefactureerd, wat is betaald en waar moet iemand iets navragen: één overzicht.
Ontbrekende stukken uitvragen
De AI-collega ziet welke bon, factuur of opdrachtbevestiging mist en vraagt die gericht op.
Debiteurenopvolging voorbereiden
Te late betalingen krijgen een voorstel voor een herinnering met de juiste toon.
Controlelijst per periode
Een lijst met afwijkingen en openstaande punten voordat de administratie wordt afgesloten.
Vragen van klanten en leveranciers
Veelgestelde vragen over status, bedrag en termijn worden voorbereid met de juiste gegevens.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Inkoopfacturen uit de mailbox ordenen voordat ze in Exact gaan
Een administratiekantoor verwerkt voor meerdere klanten facturen die per mail binnenkomen, in wisselende formaten.
- 1De AI-collega haalt leverancier, factuurnummer, bedrag en btw uit elke bijlage.
- 2Hij controleert of dezelfde factuur al eerder is verwerkt, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan.
- 3Per administratie komt er een overzicht met de te verwerken facturen en de ontbrekende gegevens.
- 4De verwerking in Exact gebeurt daarna in de bestaande werkwijze, sneller en zonder zoekwerk.
Maandafsluiting met een controlelijst in plaats van zoeken
Voor de afsluiting moet iemand uitzoeken welke posten nog openstaan en welke stukken ontbreken.
- 1De AI-collega loopt de periode na op basis van de aangeleverde gegevens.
- 2Hij maakt een lijst van openstaande posten, ontbrekende documenten en opvallende afwijkingen.
- 3Per punt staat erbij wie er iets moet doen: de klant, de leverancier of het kantoor.
- 4De afsluiting start met een kloppende lijst in plaats van een lege agenda.
Debiteuren die blijven liggen
Facturen staan te lang open omdat opvolging blijft liggen tussen andere werkzaamheden.
- 1De AI-collega houdt bij welke facturen over de termijn zijn en hoe vaak er al is herinnerd.
- 2Hij stelt per klant een herinnering voor, afgestemd op de toon die het kantoor gebruikt.
- 3Wat verstuurd moet worden, komt op een goedkeuringslijst te staan.
- 4Na verzending blijft de opvolging zichtbaar tot de factuur is betaald of geëscaleerd.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in twee weken
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in Exact Online om mee te starten.
Inrichten en testen op echte gevallen
De AI-collega wordt ingericht op jouw werkwijze en getest op de documenten en vragen die in de praktijk het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Wat goed loopt blijft, wat niet werkt stellen we bij. Daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Toegang tot de bron
Een mailbox, map of export waar de documenten en gegevens binnenkomen.
Eén startproces
Inkoop, verkoop, debiteuren of de maandafsluiting. Niet alles tegelijk.
Voorbeelden
Echte facturen, mails of overzichten zoals ze nu binnenkomen.
Een controleafspraak
Wie kijkt de voorstellen na en wat mag nooit zonder tussenkomst?
Ruimte om te testen
Een periode waarin de nieuwe werkwijze naast de bestaande loopt.
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Denken dat er al een koppeling is
Er is geen Match-AI-koppeling met Exact. Ga daar niet van uit bij het plannen.
Alles in één keer willen
Begin met één proces dat elke maand terugkomt en waar nu tijd verloren gaat.
Geen eigenaar aanwijzen
Zonder iemand die de voorstellen doorloopt, blijft het werk liggen op dezelfde plek als nu.
Verkeerde verwachting over rapportages
De AI-collega maakt geen officiële jaarrekening of aangifte; dat blijft mensenwerk.
Testen op één voorbeeld
Test met een hele periode, inclusief de rommelige gevallen.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Als je een directe Exact-koppeling nodig hebt
Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling wel live is, of wacht.
Als je administratie al volledig is uitbesteed en soepel loopt
Waar niets blijft liggen, valt weinig te winnen.
Bij zeer wisselende processen per klant
Veel uitzonderingen maken automatisering duur ten opzichte van de winst.
Als er niemand controleert
Zonder controlemoment raden we het af, ook bij een eenvoudig proces.
Wat klanten zelf vertellen
Match-AI heeft drie goedgekeurde klantverhalen. Die gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over boekhoudpakketten. We gebruiken ze daarom niet als bewijs voor administratie-automatisering.
Er is nog geen goedgekeurd klantverhaal over automatisering van Exact Online of een ander boekhoudpakket. Zodra dat er is, plaatsen we het hier.
Bekijk alle klantverhalenWalter van de Geest
Zwemschool Snorkeltje
Over de startsituatie met losse systemen en het werken met korte lijnen en feedback.
Bekijk verhaal ↗Ruben van TwillertTTG Agency
Over meer varianten maken met behoud van de eigen creatieve inbreng van het team.
Bekijk verhaal ↗Jorg HartogMatch-day
Over van losse AI-experimenten naar één gedeeld brein binnen het bedrijf.
Bekijk verhaal ↗Veelgestelde vragen over Exact Online automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Heeft Match-AI een koppeling met Exact Online?
Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met Exact Online. We bouwen die niet stil en melden het pas als hij getest is.
Wat kan dan wel met Exact?
Het proces eromheen: documenten en mails lezen, ontbrekende stukken uitvragen, openstaande posten ordenen en controlelijsten maken op basis van een export.
Verandert er iets in onze Exact-administratie?
Nee. De AI-collega levert voorbereiding en overzichten; boeken en goedkeuren gebeuren in Exact zoals nu.
Werkt dit voor accountantskantoren met veel administraties?
Ja, dat is juist een logische toepassing: per administratie een eigen controlelijst en eigen afspraken.
Kan de AI-collega de btw-aangifte doen?
Nee. Hij kan wel een controlelijst maken van wat is geboekt, wat afwijkt en wat nog ontbreekt. De aangifte zelf blijft bij jou of je accountant.
Komt die koppeling er nog?
Dat hangt af van vraag en prioriteit. Tot die tijd staat op deze pagina dat er geen koppeling is, en dat verandert alleen als het echt zo is.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Aanbevolen
AI agents voor accountancy
Voor kantoren met veel administraties en terugkerend voorbereidend werk.
Aanbevolen
AI agents voor finance
Waar AI in financeprocessen echt iets verandert, en waar niet.
Aanbevolen
Moneybird automatiseren
Een pakket waar de koppeling al live is, om mee te vergelijken.
Aanbevolen
Administratie automatiseren
Documenten, dossiers en controles als eerste stap.
Aanbevolen
Een AI-agent laten maken
Hoe een eerste AI-collega in de praktijk wordt gebouwd.
Volgende stap
Kijken waar het werk rondom Exact blijft liggen?
We lopen één periode met je door: waar komt werk binnen, wie zoekt wat uit, en wat kan worden voorbereid zonder dat Exact verandert.
We beginnen niet met een koppeling die er niet is. Werkt voorbereiden buiten Exact niet, dan zeggen we dat.
Match-AI B.V. · De Kronkels 16 B, 3752 LM Bunschoten-Spakenburg · KvK 42044785 · BTW NL869453750B01 · https://match-ai.nl/nl/exact-online-automatiseren