Inkoopfacturen ordenen
Binnenkomende facturen worden gelezen en per leverancier en periode geordend.
AFAS automatiseren
AFAS automatiseren: eerst het werk eromheen, dan de koppeling.
AFAS is brede bedrijfssoftware: financiële administratie, hr, projecten en logistiek in één omgeving. Er is nog geen Match-AI-koppeling met AFAS. Wat we wel kunnen: het voorbereidende werk rondom de administratie overnemen.
AFAS
Over AFAS
Wat AFAS is en waar het werk blijft liggen
AFAS is bedrijfssoftware waarin administratie, hr, projecten en logistiek samenkomen. Dat maakt het krachtig voor organisaties die processen in één systeem willen hebben.
Die breedte betekent ook dat veel informatie via andere kanalen binnenkomt: facturen per mail, urenbriefjes, projectupdates en vragen van medewerkers of klanten. Iemand moet dat ordenen voordat het in AFAS terechtkomt.
Een AI-collega kan dat ordenen en voorbereiden, zonder in AFAS te wijzigen. De administratie en de goedkeuring blijven bij mensen.
Terugkerende processen
Wat een AI-collega in AFAS kan voorbereiden
Deze processen komen elke week of elke maand terug en kosten steeds opnieuw tijd. Kies er één om mee te starten.
Projectinformatie bundelen
Mails, urenbriefjes en updates worden per project samengevat.
Ontbrekende stukken uitvragen
Wat mist er nog voor de verwerking: één gerichte vraag per punt.
Debiteurenopvolging
Te late betalingen krijgen een voorstel voor een herinnering.
Controlelijst per periode
Wat is verwerkt, wat wijkt af en wat vraagt nog aandacht.
Interne vragen beantwoorden
Veelgestelde vragen over declaraties, facturen en procedures krijgen een conceptantwoord.
Procesvoorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie voorbeelden van hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega ervan overneemt. Steeds met een controlemoment voordat er iets definitief gebeurt.
Inkoopfacturen ordenen voor de administratie
Facturen komen verspreid binnen: per mail, via leveranciersportalen en op papier.
- 1De AI-collega leest de facturen en haalt leverancier, bedrag, btw en vervaldatum eruit.
- 2Hij controleert op dubbele aanleveringen en op afwijkende bedragen.
- 3Ontbrekende gegevens worden bij de leverancier of de afdeling uitgevraagd.
- 4Het resultaat is een overzicht dat aansluit op de verwerking in AFAS.
Projectupdates uit de mailbox halen
Projectinformatie staat verspreid over mails en losse bestanden.
- 1De AI-collega verzamelt de relevante berichten per project.
- 2Hij vat samen wat er is afgesproken, wat is opgeleverd en wat nog openstaat.
- 3Wat ontbreekt, wordt uitgevraagd bij de projectleider.
- 4De samenvatting is klaar voordat iemand in AFAS iets bijwerkt.
Declaraties en vragen van medewerkers
Medewerkers stellen dezelfde vragen over declaraties, bonnen en termijnen.
- 1De AI-collega herkent de vraag en geeft het antwoord volgens de eigen procedures.
- 2Bij een declaratie controleert hij of de bon compleet is.
- 3Onvolledige aanleveringen gaan terug met een concrete instructie.
- 4Wat afgehandeld moet worden, komt op een lijst voor de administratie.
Zo starten we
Van intake naar een werkend proces in twee weken
Intake en keuze van één proces
We lopen de administratie door, kijken waar tijd weglekt en kiezen samen één terugkerend proces in AFAS om mee te starten.
Inrichten en testen op echte gevallen
De AI-collega wordt ingericht op jouw werkwijze en getest op de documenten en vragen die in de praktijk het vaakst voorkomen. Jij controleert de uitkomsten.
Live en daarna uitbreiden
Het proces gaat live met een vast controlemoment. Wat goed loopt blijft, wat niet werkt stellen we bij. Daarna komt het volgende proces aan de beurt.
Nodig om te starten
Wat je nodig hebt voor de eerste pilot
Toegang tot de bron
Mailboxen, mappen of exports waar de gegevens binnenkomen.
Contact met de beheerder
Zodat toegang en afspraken kloppen met het interne beheer.
Eén startproces
Inkoop, projectinformatie of interne vragen. Eén proces om te beginnen.
Voorbeelden
Echte facturen, mails of overzichten zoals ze nu binnenkomen.
Controleafspraak
Wie beoordeelt de voorstellen en wat mag nooit automatisch?
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak mis zien gaan
Denken dat er al een koppeling is
Er is geen Match-AI-koppeling met AFAS. Ga daar niet van uit.
De beheerder overslaan
Bij strikt beheerde omgevingen loopt een traject vast als beheer niet meedoet.
Te veel processen tegelijk
Begin bij één proces dat elke maand terugkomt.
Verwachtingen over hr-processen
De AI-collega neemt geen personeelsbeslissingen en doet geen loonadministratie.
Geen eigenaar voor de controle
Zonder controlemoment blijft het werk liggen waar het nu ligt.
Wanneer het niet loont
Situaties waarin we automatisering afraden
Als je een directe AFAS-koppeling nodig hebt
Die is er niet. Kies dan een pakket waar de koppeling live is, of wacht.
Als beheer geen ruimte geeft
Zonder medewerking van beheer is het traject niet zinvol.
Bij zeer weinig transacties
Inrichten kost dan meer dan het oplevert.
Zonder controlemoment
Zonder iemand die de uitkomsten beoordeelt, raden we het af.
Wat klanten zelf vertellen
Match-AI heeft drie goedgekeurde klantverhalen. Die gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over boekhoudpakketten. We gebruiken ze daarom niet als bewijs voor administratie-automatisering.
Er is nog geen goedgekeurd klantverhaal over automatisering van AFAS of een ander boekhoudpakket. Zodra dat er is, plaatsen we het hier.
Bekijk alle klantverhalenWalter van de Geest
Zwemschool Snorkeltje
Over de startsituatie met losse systemen en het werken met korte lijnen en feedback.
Bekijk verhaal ↗Ruben van TwillertTTG Agency
Over meer varianten maken met behoud van de eigen creatieve inbreng van het team.
Bekijk verhaal ↗Jorg HartogMatch-day
Over van losse AI-experimenten naar één gedeeld brein binnen het bedrijf.
Bekijk verhaal ↗Veelgestelde vragen over AFAS automatiseren
Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Heeft Match-AI een koppeling met AFAS?
Nee. Er is nog geen werkende Match-AI-koppeling met AFAS en we doen daar geen toezegging over.
Wat kan dan wel?
Het werk eromheen: documenten en mails ordenen, projectinformatie bundelen, ontbrekende stukken uitvragen en controlelijsten maken op basis van een export.
Verandert er iets in onze AFAS-omgeving?
Nee. De AI-collega bereidt voor; verwerken en goedkeuren blijven in AFAS gebeuren.
Wat is nodig om te starten?
Toegang tot de bronnen waar het werk binnenkomt, één startproces en een controleafspraak. Bij beheerde omgevingen stemmen we af met de beheerder.
Doet de AI-collega ook hr-werk?
Nee. Hij kan vragen beantwoorden en documenten controleren, maar neemt geen beslissingen over mensen en doet geen loonadministratie.
Kunnen jullie later wel koppelen?
Dat hangt af van de aanleiding en van de afspraken met beheer. Tot die tijd staat hier dat er geen koppeling is.
Verder lezen
Pagina’s die hier logisch op aansluiten
Aanbevolen
AI agents voor finance
Waar AI in financeprocessen echt iets verandert, en waar niet.
Aanbevolen
AI agents voor accountancy
Voor kantoren die voorbereiding en controle willen scheiden.
Aanbevolen
SnelStart automatiseren
Een pakket waar de koppeling al live is, om mee te vergelijken.
Aanbevolen
Administratie automatiseren
Documenten, dossiers en controles als eerste stap.
Aanbevolen
Een AI-agent laten maken
Hoe een eerste AI-collega in de praktijk wordt gebouwd.
Volgende stap
Bekijken waar het werk rondom AFAS blijft liggen?
We lopen één periode met je door: waar komt werk binnen, wie zoekt wat uit, en wat kan worden voorbereid zonder dat AFAS verandert.
We beginnen niet met een koppeling die er niet is. Levert voorbereiden buiten AFAS niets op, dan zeggen we dat.
Match-AI B.V. · De Kronkels 16 B, 3752 LM Bunschoten-Spakenburg · KvK 42044785 · BTW NL869453750B01 · https://match-ai.nl/nl/afas-automatiseren