AI automatisering: wat het is, voorbeelden en waar je begint

Wat is het verschil tussen klassieke automatisering en AI-automatisering?

Klassieke automatisering volgt vaste regels: als dit, dan dat. AI-automatisering kan omgaan met variatie, zoals een mail in eigen woorden of een factuur in een andere opmaak.

Welke taken kun je met AI automatiseren?

• Mail en berichten: sorteren, samenvatten en een antwoord voorbereiden.
• Documenten: gegevens uit facturen, offertes of contracten halen.
• Administratie: boekingsvoorstellen en controles voorbereiden.
• Sales en klantcontact: leads samenvatten en vervolgacties klaarzetten.
• Rapportages: gegevens uit meerdere bronnen samenvoegen tot een overzicht.

Wat moet je niet automatiseren?

Automatiseer geen werk waarvan je de uitkomst niet kunt controleren, geen werk dat nog niet goed gedefinieerd is en geen beslissingen die voor mensen grote gevolgen hebben zonder menselijke beoordeling.

Wat kost AI-automatisering?

De kosten hangen af van het aantal processen, de koppelingen en wie het beheert. Vergelijk daarom niet alleen de prijs, maar ook wie de inrichting, het beheer en de ondersteuning doet.

De indicatieve prijs bij Match-AI:

• AI-collega van Match-AI: pilot van 4 weken voor €999 excl. btw, daarna een tarief per 4 weken dat we vooraf met je afstemmen.
• Inwerkperiode: €999 excl. btw. We brengen samen je werk in kaart, koppelen de AI-collega aan je eigen systemen en werken hem in op echt werk van je team.
• Daarna kies jij: ga je door, dan is het abonnement 12 weken en daarna per 4 weken opzegbaar, met een opzegtermijn van 4 weken.
• Wat het tarief bepaalt: je organisatie, de taken en de koppelingen. We stemmen dat vooraf met je af.

Lees op de prijspagina wat er is inbegrepen

Hoe begin je met AI-automatisering?

• Kies één proces: terugkerend, met duidelijke input en een controleerbaar resultaat.
• Beschrijf het nu: wie doet wat, hoe lang duurt het en waar gaat het mis.
• Test met eigen voorbeelden: laat de AI echte gevallen verwerken en beoordeel de uitkomst.
• Spreek de controle af: welke acties keurt een mens goed.
• Meet en breid uit: pas na een stabiele eerste uitkomst voeg je een volgend proces toe.

Zie ook de stappen om bedrijfsprocessen te automatiseren

Welke risico's en regels spelen mee?

De belangrijkste risico's zijn onjuiste uitkomsten, gegevens die op de verkeerde plek terechtkomen en onduidelijke verantwoordelijkheid. Dit regel je vooraf:

• AVG: zodra de AI-collega persoonsgegevens verwerkt, sluit je een verwerkersovereenkomst met de leverancier (art. 28 AVG) en weet je waar en door wie gegevens worden verwerkt.
• Menselijke controle: laat gevoelige acties en beslissingen over mensen door een medewerker goedkeuren. Bij geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen geldt bovendien art. 22 AVG.
• Transparantie (EU AI-verordening): mensen moeten weten dat ze met AI communiceren, bijvoorbeeld in een chat of mail (art. 50 AI-verordening).
• AI-geletterdheid: organisaties die AI gebruiken moeten zorgen dat medewerkers voldoende AI-kennis hebben (art. 4 AI-verordening, van toepassing sinds 2 februari 2025).

Veelgestelde vragen